Liputan Media • 02 Jan 2025
Liputan Media | Solusi SEVIMA • 31 Dec 2024
Mana yang Lebih Hemat: Mengembangkan Sistem Informasi Mandiri atau Berlangganan?
Shitny SEVIMA
SEVIMA.COM- Proses administrasi di perguruan tinggi mencakup pengelolaan data dalam jumlah besar. Tak jarang, tim administrasi terlihat kewalahan mengurus berbagai aktivitas akademik, seperti penerimaan mahasiswa baru (PMB), penyusunan kurikulum, hingga pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), terutama jika semuanya dilakukan secara manual. Hadirnya Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) berpotensi mengubah dinamika ini, sehingga menjadikan manajemen administrasi perguruan tinggi lebih terstruktur dan efisien.
Untuk itu, setiap perguruan tinggi tentu ingin memiliki SIAKAD yang dapat memenuhi kebutuhan pengelolaan data akademiknya. Namun, tidak semua kampus mampu mengembangkan sistem ini secara mandiri. Dibutuhkan effort yang besar, mulai dari biaya pengembangan awal, biaya operasional harian, biaya pemeliharaan dan upgrade sistem yang terus-menerus. Selain itu, pengembangan sistem mandiri juga membutuhkan tenaga ahli yang berkompeten untuk memastikan kelancaran operasionalnya. Tanpa itu semua, pengembangan SIAKAD mandiri bisa terancam gagal.
Bagi perguruan tinggi yang masih bingung menentukan apakah akan mengembangkan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) secara mandiri atau menggunakan layanan dari penyedia, analisis Total Cost of Ownership (TCO) dapat menjadi panduan penting.
Analisis TCO memberikan gambaran menyeluruh mengenai total biaya yang akan dikeluarkan, mulai dari pengembangan awal, pemeliharaan, hingga operasional sistem dalam jangka panjang. Dengan metode ini, perguruan tinggi dapat menghitung secara objektif dan membandingkan biaya serta manfaat antara membangun sistem sendiri atau memilih penyedia SIAKAD yang sudah terpercaya.
Langkah ini tidak hanya membantu perguruan tinggi membuat keputusan yang lebih efisien, tetapi juga memastikan investasi teknologi mendukung fokus utama pada pengembangan kualitas pendidikan.
Mengenal Metode Analisis Total Cost of Ownership (TCO)
TCO (Total Cost of Ownership) adalah metode analisis yang digunakan untuk menghitung total biaya yang diperlukan selama masa penggunaan suatu sistem, produk, atau layanan. TCO tidak hanya mempertimbangkan biaya awal (initial cost), tetapi juga seluruh biaya yang mungkin muncul selama siklus penggunaanya. Misalnya, saat membeli mobil, kita tidak hanya menghitung harga beli, tetapi juga biaya perawatannya.
Formula of TCO
| TCO = Initial Cost + Support Cost + Maintenance Cost + Operational Cost + Retirement Cost |
Begitu pula dalam implementasi SIAKAD. Saat kampus memutuskan untuk mengembangkan SIAKAD secara mandiri, tidak hanya biaya awal pengembangan sistem yang perlu dipertimbangkan, tetapi juga biaya pemeliharaan berkelanjutan, operasional harian, serta dukungan teknis ketika terjadi kendala. Selain itu, perlu diperhitungkan pula biaya untuk mengganti atau menghentikan sistem di masa mendatang (retirement cost). Memahami seluruh komponen biaya ini sangat penting agar perguruan tinggi dapat memastikan investasi yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat jangka panjang yang diperoleh. Berdasarkan analisis TCO, biasanya mengembangkan sistem mandiri jauh lebih mahal.
Perbandingan Pengembangan Sistem Mandiri vs. SaaS SEVIMA
Sebagai alternatif, perguruan tinggi dapat menggunakan SaaS SEVIMA, solusi pengelolaan manajemen perguruan tinggi yang selalu update dengan regulasi.
Berikut perbandingan antara pengembangan sistem mandiri dan SaaS SEVIMA:
Dengan SaaS SEVIMA, perguruan tinggi dapat fokus pada peningkatan kualitas pendidikan tanpa kerepotan mengembangkan dan memperbarui sistem.
Sumber :
Dhaduk, H. (2023). CTO’s Guide to the Total Cost of Ownership (TCO) of a Digital Product. Simform. https://www.simform.com/blog/ctos-guide-total-cost-of-ownership/
Tags:
Mengenal SEVIMA
SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami
