Dunia Kampus • 11 Dec 2024

Rumitnya Administrasi Penelitian Bikin Dosen Kurang Produktif, Ini Solusinya!

Liza SEVIMA

SEVIMA.COM – Penelitian di lingkungan kampus memegang peranan krusial dalam mendukung pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi bahkan dalam pembangunan suatu negara. Namun, di Indonesia, kontribusi kampus-kampus dalam menghasilkan penelitian masih lumayan tertinggal dibandingkan dengan institusi akademik di negara-negara maju.

Berdasarkan data dari Science and Technology Index (SINTA) yang dirilis oleh Kementerian Riset dan Teknologi, hingga saat ini jumlah dosen yang telah mempublikasikan artikel ilmiah baru mencapai sekitar 294.674 orang. Padahal, jumlah total dosen di Indonesia yang terdaftar dalam Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains dan Teknologi mencapai lebih dari 330.771 orang. Dengan kata lain, lebih dari 10% dari jumlah tersebut belum berkontribusi melalui publikasi artikel ilmiah.

Menurut Imas Maesaroh, salah satu tantangan yang dihadapi dosen maupun perguruan tinggi dalam pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (Litabmas) adalah rumitnya sistem administrasi dan pengelolaan dana. Waktu yang tersita untuk laporan manual serta koordinasi lintas unit yang tidak efisien sering menghambat kualitas penelitian dan pengabdian.

“Dosen terlalu sibuk dengan urusan administrasi sejak awal pengajuan proposal. Kita harus mendatangi LPPM, yang sering tidak ada di tempat, hingga menunggu hasil review proposal,” ujar Dra. Imas Maesaroh, M.Lib., Ph.D., dalam Webinar Strategi Kelola Dana Hibah (14/11). Hal ini menjadi beban tambahan bagi dosen, terutama jika proposal mereka ditolak.

Selain itu, proses penilaian proposal sering kali tidak efisien. Reviewer di beberapa perguruan tinggi harus berkumpul secara fisik, membawa dokumen manual, dan mencatat hasil penilaian tanpa transparansi yang memadai.

“Kadang hasilnya diberikan kepada peneliti tanpa nilai yang jelas,” lanjut Imas.

Kondisi ini menunjukkan perlunya sistem digital yang terintegrasi untuk menyederhanakan proses administrasi, meningkatkan transparansi, dan mendukung dosen dalam melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat secara lebih efektif.

Pentingnya SIM Litabmas di Perguruan Tinggi

Menurut Imas, permasalahan sulitnya melaksanakan Litabmas ini diakibatkan tidak adanya sistem yang mengakomodir secara “satu pintu”. Sehingga dosen perlu melakukan reach out secara mandiri ke berbagai pihak mulai dari pengajuan proposal, pengumpulan hasil review, hingga menunggu hasil penilaian dari admin. Permasalahan ini perlu dipangkas agar mempermudah seluruh pihak yang terlibat hingga sampai proposal disetujui dan dilaksanakan hingga akhir.

Salah satu solusi untuk mempermudah pelaksanaan Litabmas adalah dengan memiliki Sistem Informasi Manajemen (SIM) Litabmas. Dengan solusi ini, diharapkan tidak ada lagi “ping pong” atau saling lempar antar pihak dalam pelaksanaan Litabmas, sehingga semua dapat melakukan monitoring secara satu arah.

“Setelah proposal di-review oleh reviewer, dosen harus menunggu nilai. Namun kadang beberapa admin tidak memberikan secara transparan. Ini yang membuat semuanya menjadi sulit. Ini mengapa perguruan tinggi memiliki SIM Litabmas sehingga seluruhnya terpantau dalam satu sistem saja, mulai dari pengajuan proposal, catatan review, hingga sampai pelaksanaannya,” jelas Imas.

Keunggulan Proses Litabmas dengan SIM Litabmas

Berdasarkan pengalaman Imas, ada beberapa manfaat mengapa SIM Litabmas menjadi kunci pelaksanaan yang lebih efektif.

1. Mempermudah pengajuan proposal

Tidak ada lagi dosen yang perlu mendatangi admin dengan membawa map dan proposal. Dengan SIM Litabmas, dosen dapat mempermudah proses pengajuan proposal berbagai kegiatan seperti attending conference dan penelitian.

2. Seluruh pihak yang terlibat berada pada satu platform

Untuk meninjau proposal, perguruan tinggi membutuhkan reviewer untuk menyesuaikan relevansi kegiatan dosen sebelum disetujui atau tidak. Menurut Imas dan hasil survey Tim SEVIMA, beberapa perguruan tinggi masih melakukan cara manual untuk mengumpulkan review dalam satu ruangan.

Seperti yang Bapak/Ibu Pimpinan dan Dosen ketahui bahwa reviewer selaku peninjau memiliki kesibukan sehingga proses dapat menjadi sangat lama. Ini mengapa SIM Litabmas dapat memperpendek proses waktu dengan melibatkan reviewer dan dosen dalam satu platform.

3. Mudah memantau penyebaran dana

Dana hibah yang terbatas berdampak pada perguruan tinggi yang selektif dalam mendanai proposal. Dari beberapa isu yang terjadi, dari pengalamn Imas dan Tim SEVIMA menemukan bahwa beberapa dosen sering kali menjadi “langganan” dana hibah disaat beberapa dosen sulit mendapatkannya. Sehingga dengan SIM Litabmas, penyebaran dana dapat dievaluasi untuk pemerataan dalam mendanai kegiatan dosen.

SIM Litabmas SEVIMA: Solusi untuk Optimalisasi Penelitian dan Pengabdian

Melalui research yang cukup panjang untuk memahami kendala pelaksanaan Litabmas, SEVIMA kini meluncurkan modul SIM Litabmas di SEVIMA Platform. Modul ini terintegrasi langsung dengan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) sehingga mempermudah pendataan dosen dan mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan Litabmas.

SIM Litabmas SEVIMA mempermudah pengelolaan penelitian dan pengabdian masyarakat dengan mengotomatisasi pelacakan, meminimalkan beban administratif, dan meningkatkan transparansi. Sistem ini memfasilitasi pengelolaan proposal penelitian, manajemen dana yang lebih efektif, serta mendukung kolaborasi antar dosen, mahasiswa, dan reviewer. Fitur pelaporan dan dokumentasi progres memungkinkan pemantauan yang lebih sistematis, sementara integrasi dengan pendanaan internal dan eksternal mempercepat distribusi dana. Litabmas juga mendukung proses akreditasi dan penilaian kinerja dosen dengan lebih terstruktur.

Modul Litabmas kini telah tersedia dan Anda bisa memanfaatkan seperti perguruan tinggi lainnya, jangan ragu hubungi Tim SEVIMA melalui Kontak Kami untuk keterangan lebih lanjut.

Tags:

dosen litabmas

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami