10 Contoh Surat Peringatan Karyawan (SP 1, 2, 3) & Aturannya

KARIRLINK.ID – Surat Peringatan (SP) adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. Surat ini berfungsi sebagai peringatan dan pembinaan agar karyawan memperbaiki perilakunya. Surat Peringatan dibagi menjadi tiga tahap, yaitu SP 1 (peringatan pertama), SP 2 (peringatan kedua), dan SP 3 (peringatan terakhir). Berikut adalah aturan dan contoh surat peringatan karyawan.

Baca juga: Cara Membuat CV Bagi Fresh Graduate, Yuk Simak!

 Aturan Surat Peringatan Karyawan

1. SP 1 (Peringatan Pertama)

   – Diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan.

   – Bertujuan untuk memberikan peringatan awal dan pembinaan.

   – Berlaku selama 6 bulan.

2. SP 2 (Peringatan Kedua)

   – Diberikan jika karyawan mengulangi pelanggaran yang sama atau melakukan pelanggaran lain dalam masa berlaku SP 1.

   – Lebih tegas dibandingkan SP 1.

   – Berlaku selama 6 bulan.

3. SP 3 (Peringatan Ketiga)

   – Diberikan jika karyawan tetap melakukan pelanggaran setelah menerima SP 2.

   – Bisa berujung pada pemutusan hubungan kerja (PHK) jika karyawan tidak menunjukkan perbaikan.

   – Berlaku selama 6 bulan.

 Contoh Surat Peringatan Karyawan

 Contoh SP 1

Contoh 1: SP 1 karena Keterlambatan

PT. MAJU BERSAMA

Jl. Merdeka No. 10, Jakarta

Telp: (021) 1234567

Nomor: 001/SP1/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 1

Jakarta, 5 Januari 2024

Kepada Yth,

Budi Santoso

Staff Administrasi

PT. Maju Bersama

Dengan hormat,

Sehubungan dengan seringnya Saudara Budi Santoso datang terlambat ke kantor tanpa alasan yang jelas, kami memberikan Surat Peringatan 1 ini sebagai peringatan awal. Kami berharap Saudara dapat memperbaiki kedisiplinan waktu kerja.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Ahmad Budiarto

Manager HRD

 Contoh 2: SP 1 karena Tidak Mematuhi Prosedur Kerja

PT. SUKSES MAKMUR

Jl. Industri No. 20, Bandung

Telp: (022) 1234567

Nomor: 002/SP1/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 1

Bandung, 10 Februari 2024

Kepada Yth,

Siti Aminah

Staff Produksi

PT. Sukses Makmur

Dengan hormat,

Kami telah menemukan bahwa Saudari Siti Aminah tidak mematuhi prosedur kerja yang telah ditetapkan perusahaan. Untuk itu, kami memberikan Surat Peringatan 1 sebagai bentuk pembinaan agar Saudari dapat bekerja sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Rina Permata

Manager HRD

 Contoh SP 2

Contoh 3: SP 2 karena Keterlambatan Berulang

PT. MAJU BERSAMA

Jl. Merdeka No. 10, Jakarta

Telp: (021) 1234567

Nomor: 003/SP2/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 2

Jakarta, 20 Maret 2024

Kepada Yth,

Budi Santoso

Staff Administrasi

PT. Maju Bersama

Dengan hormat,

Setelah diberikan Surat Peringatan 1, Saudara Budi Santoso masih sering datang terlambat ke kantor. Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan 2 sebagai peringatan lanjutan. Kami berharap Saudara dapat menunjukkan perbaikan kedisiplinan waktu kerja.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Ahmad Budiarto

Manager HRD

 Contoh 4: SP 2 karena Pelanggaran Prosedur Kerja Berulang

PT. SUKSES MAKMUR

Jl. Industri No. 20, Bandung

Telp: (022) 1234567

Nomor: 004/SP2/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 2

Bandung, 15 April 2024

Kepada Yth,

Siti Aminah

Staff Produksi

PT. Sukses Makmur

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 kepada Saudari Siti Aminah atas pelanggaran prosedur kerja, namun pelanggaran tersebut masih berulang. Untuk itu, kami memberikan Surat Peringatan 2 sebagai bentuk peringatan lanjutan. Kami berharap Saudari dapat memperbaiki kinerja dan mematuhi prosedur yang telah ditetapkan.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Rina Permata

Manager HRD

 Contoh SP 3

Contoh 5: SP 3 karena Keterlambatan Berulang

PT. MAJU BERSAMA

Jl. Merdeka No. 10, Jakarta

Telp: (021) 1234567

Nomor: 005/SP3/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 3

Jakarta, 10 Mei 2024

Kepada Yth,

Budi Santoso

Staff Administrasi

PT. Maju Bersama

Dengan hormat,

Setelah diberikan Surat Peringatan 1 dan Surat Peringatan 2, Saudara Budi Santoso masih sering datang terlambat ke kantor. Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan 3 sebagai peringatan terakhir. Apabila tidak ada perbaikan, maka perusahaan berhak mengambil tindakan lebih lanjut, termasuk pemutusan hubungan kerja.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Ahmad Budiarto

Manager HRD

 Contoh 6: SP 3 karena Pelanggaran Prosedur Kerja Berulang

PT. SUKSES MAKMUR

Jl. Industri No. 20, Bandung

Telp: (022) 1234567

Nomor: 006/SP3/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 3

Bandung, 25 Mei 2024

Kepada Yth,

Siti Aminah

Staff Produksi

PT. Sukses Makmur

Dengan hormat,

Kami telah memberikan Surat Peringatan 1 dan Surat Peringatan 2 kepada Saudari Siti Aminah atas pelanggaran prosedur kerja, namun pelanggaran tersebut masih berulang. Untuk itu, kami memberikan Surat Peringatan 3 sebagai bentuk peringatan terakhir. Apabila tidak ada perbaikan, maka perusahaan berhak mengambil tindakan lebih lanjut, termasuk pemutusan hubungan kerja.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Rina Permata

Manager HRD

 Contoh 7: SP 1 karena Ketidakhadiran Tanpa Izin

PT. SENTOSA ABADI

Jl. Pahlawan No. 15, Semarang

Telp: (024) 1234567

Nomor: 007/SP1/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 1

Semarang, 5 Juni 2024

Kepada Yth,

Andi Wijaya

Staff Pemasaran

PT. Sentosa Abadi

Dengan hormat,

Kami telah mencatat bahwa Saudara Andi Wijaya tidak hadir di tempat kerja tanpa izin pada tanggal 1 Juni 2024. Kami memberikan Surat Peringatan 1 sebagai peringatan awal. Kami harap Saudara dapat menjaga kedisiplinan kehadiran.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Budi Santoso

Manager HRD

 Contoh 8: SP 2 karena Ketidakhadiran Berulang

PT. SENTOSA ABADI

Jl. Pahlawan No. 15, Semarang

Telp: (024) 1234567

Nomor: 008/SP2/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 2

Semarang, 20 Juni 2024

Kepada Yth,

Andi Wijaya

Staff Pemasaran

PT. Sentosa Abadi

Dengan hormat,

Setelah diberikan Surat Peringatan 1, Saudara Andi Wij

aya kembali tidak hadir di tempat kerja tanpa izin pada tanggal 15 Juni 2024. Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan 2 sebagai peringatan lanjutan. Kami berharap Saudara dapat memperbaiki kedisiplinan kehadiran.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Budi Santoso

Manager HRD

 Contoh 9: SP 3 karena Ketidakhadiran Berulang

PT. SENTOSA ABADI

Jl. Pahlawan No. 15, Semarang

Telp: (024) 1234567

Nomor: 009SP3/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 3

Semarang, 5 Juli 2024

Kepada Yth,

Andi Wijaya

Staff Pemasaran

PT. Sentosa Abadi

Dengan hormat,

Setelah diberikan Surat Peringatan 1 dan Surat Peringatan 2, Saudara Andi Wijaya masih sering tidak hadir di tempat kerja tanpa izin. Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan 3 sebagai peringatan terakhir. Apabila tidak ada perbaikan, maka perusahaan berhak mengambil tindakan lebih lanjut, termasuk pemutusan hubungan kerja.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Budi Santoso

Manager HRD

 Contoh 10: SP 1 karena Perilaku Tidak Profesional

PT. PRIMA JAYA

Jl. Kartini No. 12, Surabaya

Telp: (031) 1234567

Nomor: 010/SP1/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 1

Surabaya, 10 Agustus 2024

Kepada Yth,

Rina Lestari

Staff Administrasi

PT. Prima Jaya

Dengan hormat,

Kami telah menerima laporan mengenai perilaku tidak profesional Saudari Rina Lestari saat bekerja. Kami memberikan Surat Peringatan 1 ini sebagai pembinaan awal agar Saudari dapat memperbaiki perilaku dan menjaga etika kerja yang baik.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Dewi Saraswati

Manager HRD

 Contoh 11: SP 2 karena Perilaku Tidak Profesional Berulang

PT. PRIMA JAYA

Jl. Kartini No. 12, Surabaya

Telp: (031) 1234567

Nomor: 011/SP2/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 2

Surabaya, 25 Agustus 2024

Kepada Yth,

Rina Lestari

Staff Administrasi

PT. Prima Jaya

Dengan hormat,

Setelah diberikan Surat Peringatan 1, Saudari Rina Lestari masih menunjukkan perilaku tidak profesional saat bekerja. Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan 2 sebagai peringatan lanjutan. Kami berharap Saudari dapat memperbaiki perilaku dan menjaga etika kerja yang baik.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Dewi Saraswati

Manager HRD

 Contoh 12: SP 3 karena Perilaku Tidak Profesional Berulang

PT. PRIMA JAYA

Jl. Kartini No. 12, Surabaya

Telp: (031) 1234567

Nomor: 012/SP3/HRD/2024

Perihal: Surat Peringatan 3

Surabaya, 10 September 2024

Kepada Yth,

Rina Lestari

Staff Administrasi

PT. Prima Jaya

Dengan hormat,

Setelah diberikan Surat Peringatan 1 dan Surat Peringatan 2, Saudari Rina Lestari masih menunjukkan perilaku tidak profesional saat bekerja. Dengan ini kami memberikan Surat Peringatan 3 sebagai peringatan terakhir. Apabila tidak ada perbaikan, maka perusahaan berhak mengambil tindakan lebih lanjut, termasuk pemutusan hubungan kerja.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(tanda tangan)

Dewi Saraswati

Manager HRD

Baca juga: Mau Tahu Cara Lolos Buat CV ATS Friendly? Ini Dia Panduan dan Contohnya

Surat Peringatan (SP) adalah alat penting dalam manajemen sumber daya manusia untuk mendisiplinkan karyawan dan memastikan kepatuhan terhadap aturan perusahaan. Dengan menerapkan SP 1, SP 2, dan SP 3 secara bertahap, perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilaku sebelum mengambil tindakan lebih lanjut. Penting bagi perusahaan untuk mengikuti prosedur yang jelas dan adil dalam penerapan surat peringatan, sehingga hak dan kewajiban karyawan serta perusahaan terlindungi.

Itulah pembahasan tentang contoh surat peringatan karyawan. Bagi kamu yang mencari informasi seputar karir dan dunia kerja, jangan lupa cek Karirlink.id untuk informasi lebih lengkap ya!

Gambar: Canva

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami