Tanda Tangan Elektronik (E-Sign) Solusi Keamanan dan Efisiensi Administrasi Perguruan Tinggi

SEVIMA.COM – Di tengah kesibukan kegiatan akademik, pengelolaan dokumen yang masih menggunakan tanda tangan basah atau manual sering kali menjadi mimpi buruk bagi administrator perguruan tinggi. Administrator kerap menghadapi proses pengurusan dokumen yang rumit; mencetak, mencari tanda tangan, memindai, hingga menyimpan ratusan dokumen secara fisik.

Terlebih lagi, tantangan semakin berat ketika keamanan dokumen dapat dipertaruhkan. Tanda tangan manual mudah dipalsukan dan dimanipulasi oleh pihak tidak bertanggungjawab, yang menimbulkan kerugian besar untuk perguruan tinggi.

Padahal, dokumen-dokumen tersebut berisi informasi rahasia, penting, dan menyangkut banyak pihak, termasuk mahasiswa dan instansi mitra kampus. Sehingga, dampak dari kedua masalah ini tentu tidak hanya menimbulkan ketidakefisienan proses administrasi, tapi juga mempertaruhkan reputasi perguruan tinggi, terutama jika dokumen tidak segera diberikan kepada pihak yang bersangkutan. Oleh karena itu, ada urgensi untuk segera menggunakan solusi yang dapat mencegah kerugian tersebut.

Salah satu solusi untuk permasalahan tersebut yang turut memanfaatkan teknologi di era digital ini adalah tanda tangan elektronik (TTE) atau e-sign, yang semakin populer digunakan oleh lembaga dan institusi di era modern dan digital ini. E-sign hadir menjadi alternatif untuk tanda tangan manual yang dilakukan perguruan tinggi.

Lantas, apa sih e-sign itu? Apa pentingnya menggunakan e-sign, serta bagaimana teknologi tersebut dapat melancarkan kegiatan operasional administrasi perguruan tinggi? Simak di bawah ini, ya!

Apa itu Tanda Tangan Elektronik (TTE) atau E-sign?

Dikutip dari laman resmi Kominfo Indonesia, tanda tangan elektronik (TTE), atau e-sign, yang tersertifikasi adalah tanda tangan berisi informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lain, serta digunakan sebagai alat autentikasi dan verifikasi data melalui Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia. 

E-sign ini telah diregulasi di Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, sehingga lembaga dapat menggunakannya secara legal.

Baca juga: Mengadopsi Artificial Intelligence (AI) untuk Masa Depan Pendidikan Tinggi

Jenis-Jenis Tanda Tangan Elektronik (TTE)

Di Indonesia sendiri, e-sign memiliki dua macam jenis menurut Peraturan Pemerintah (PP) No. 71 Tahun 2019 sebagai berikut:

• Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi: e-sign ini memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan konvensional, dan dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE).
• Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi: e-sign ini tidak mengikutkan PSrE, sehingga bukti identitas tidak sekuat tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Teknologi Tanda Tangan Elektronik (TTE) atau E-sign

Dilansir dari Kominfo Indonesia, tanda tangan elektronik (TTE) atau e-sign memiliki teknologi yang cukup menarik, di mana e-sign dibuat dengan teknologi kriptografi asimetris (asymmetric cryptography) dengan menggunakan pasangan kunci publik (public key) dan kunci privat (private key). Hadirnya teknologi ini tidak hanya memberikan lapisan keamanan ekstra, tetapi juga memastikan bahwa identitas dan informasi penting tetap terlindungi dari akses yang tidak sah.

Keunggulan utama dari teknologi ini adalah kemampuannya untuk menjaga integritas data. Setiap dokumen yang ditandatangani secara elektronik akan mendapatkan jaminan autentikasi yang sulit ditiru. Bagi perguruan tinggi, kebutuhan ini sangat penting digunakan untuk menjaga keabsahan dokumen akademik dan administratif agar selalu terjaga.

Lebih dari itu, e-sign juga mempermudah proses audit dan pelacakan, karena setiap tanda tangan elektronik dapat ditelusuri kembali ke sumbernya. Hal seperti ini dapat memberikan transparansi yang lebih tinggi dan mengurangi risiko manipulasi data. 

Pentingnya E-Sign untuk Perguruan Tinggi

• Memperlancar Operasional Administrasi Perguruan Tinggi

Tanda tangan elektronik dapat memperlancar dan mempercepat operasional administrasi perguruan tinggi dibandingkan tanda tangan konvensional karena tidak perlu melewati proses pencetakan, pemindaian, dan penyimpanan dokumen secara fisik lagi.

Dengan tanda tangan elektronik, administrasi perguruan tinggi dapat menghemat waktu dengan menandatangani dokumen digital administrasi hanya dengan mengklik tombol tablet, ponsel, atau komputer dari lokasi manapun.

• Menaikkan Reputasi Perguruan Tinggi

Perguruan tinggi dapat mempertambah nilai reputasi yang baik dengan menggunakan tanda tangan elektronik dalam kegiatan operasional administrasi kampus. Reputasi perguruan tinggi berpotensi untuk naik dengan adanya penilaian kampus sebagai kampus yang inovatif dan adaptif dengan kemajuan teknologi.

• Meningkatkan Keamanan Dokumen

Tanda tangan elektronik dapat meningkatkan keamanan dokumen-dokumen penting karena adanya teknologi kriptografi asimetris yang menjamin keamanan identitas informasi. Teknologi tersebut mempertambah perlindungan terhadap pemalsuan dan perubahan dokumen oleh pihak tidak berwenang dan bertanggung jawab.

Itulah pentingnya e-sign untuk kegiatan administrasi perguruan tinggi. Untuk mempermudah dan memperlancar kegiatan administrasi tersebut, SEVIMA hadir dengan SEVIMA Platform untuk mengakomodir kebutuhan perguruan tinggi dalam melancarkan proses pengurusan tanda tangan dokumen.

Bagaimana SEVIMA Platform dapat memperlancar operasional dokumen perguruan tinggi? Mari kita bahas.

Baca juga: SEVIMA Bekerja Sama dengan PERURI, Berikan Layanan Tanda Tangan Digital untuk Perguruan Tinggi

SEVIMA Platform Mendukung Administrasi Penandatanganan Dokumen Perguruan Tinggi

SEVIMA, sebagai perusahaan di bidang teknologi informasi yang mendukung lebih dari 1200 perguruan tinggi mencapai transformasi digital, telah meluncurkan layanan tanda tangan elektronik (TTE) atau e-sign yang tersedia di SEVIMA Platform. Peluncuran fitur ini merupakan upaya dari SEVIMA untuk mempermudah kegiatan administrasi perguruan tinggi, terutama dalam pengurusan dokumen-dokumen penting.

Dengan layanan ini, perguruan tinggi yang menggunakan e-sign SEVIMA Platform dapat melakukan tanda tangan secara elektronik di manapun dan kapanpun dengan memanfaatkan teknologi yang tersedia. Tentunya, layanan ini mendukung kelancaran dan optimalisasi kegiatan operasional administrasi perguruan tinggi.

Tertarik untuk mendukung proses transformasi digital administrasi kampus dengan layanan e-sign SEVIMA Platform? Yuk, cari tahu lebih lanjut dengan menghubungi kami melalui Kontak Kami!

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami