Batas Pelaporan PDDikti 2025-2 Kian Dekat, Ini Urutan Kerja agar Data Kampus Tidak Tertahan

SEVIMA.COM – Menjelang akhir Oktober 2026, perguruan tinggi kembali dihadapkan pada pekerjaan yang sering terlihat sederhana di permukaan tetapi kompleks dalam pelaksanaan: menuntaskan pelaporan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti) semester 2025-2.

Mengacu pada panduan LLDikti Wilayah III, periode pelaporan semester genap berakhir pada penghujung Oktober. Pada 26 Oktober 2026, LLDikti Wilayah VII juga telah meneruskan surat Pusdatin Kemdiktisaintek tertanggal 25 Oktober 2026 mengenai batas pelaporan semester 2025/2026 genap. Karena itu, perguruan tinggi perlu segera memastikan seluruh data telah sesuai sebelum periode pelaporan ditutup.

Persoalannya bukan semata waktu yang semakin pendek. Nilai berada di tangan dosen, status mahasiswa dikelola akademik, kelas dan Kartu Rencana Studi (KRS) diperiksa program studi (prodi), sementara data biaya kuliah berasal dari keuangan. Semua baru bertemu ketika operator menyiapkan sinkronisasi. Jika satu bagian belum beres, pekerjaan yang semestinya selesai lebih awal bisa menumpuk menjelang penutupan pelaporan.

Bagi kepala bagian akademik atau Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK), ini saatnya mengubah pertanyaan dari “Sudah disinkron?” menjadi “Data dari unit mana yang belum siap?” Dengan begitu, operator tidak lagi menjadi satu-satunya pihak yang dibebani penyelesaian laporan.

Yogi Nofryandi, S.Kom., Staf Teknologi Informasi (IT) Akademi Pariwisata Bunda Padang yang menangani pelaporan PDDikti sejak 2022, membagikan pengalamannya kepada SEVIMA saat dihubungi pada 14 Oktober 2026. Menurutnya, kunci pekerjaan menjelang tenggat bukan memperbanyak percobaan sinkronisasi, melainkan memastikan data telah benar sejak di sumbernya.

Apa saja data yang perlu dituntaskan?

Sebelum membagi pekerjaan, koordinator sebaiknya melihat pelaporan sebagai satu rangkaian data yang saling terkait. Mengacu pada panduan LLDikti Wilayah III dan materi workshop LLDikti Wilayah VI, terdapat lima kelompok yang perlu diperiksa:

1. Mahasiswa dan statusnya. Pastikan biodata, histori pendidikan, dan status aktif atau cuti sesuai dengan kondisi sebenarnya.
2. KRS, kelas kuliah, dan nilai. Cocokkan peserta kelas, mata kuliah, dosen pengampu, komponen evaluasi, serta nilai akhir mahasiswa.
3. Aktivitas Kuliah Mahasiswa (AKM). Periksa pencatatan awal semester dan pembaruannya pada akhir semester, termasuk informasi akademik yang berkaitan.
4. Mahasiswa keluar dan lulusan. Tinjau pencatatan lulus, mengundurkan diri, putus studi, atau mutasi, termasuk kesiapan data yang diperlukan untuk proses Penomoran Ijazah dan Informasi Nasional (PISN).
5. Dosen dan penugasannya. Pastikan setiap kelas memiliki pengampu yang sesuai, termasuk riwayat pengajaran serta pembimbingan dan pengujian yang relevan.

Dalam materi pelaporan yang ia gunakan, Yogi membagi data itu ke dua checkpoint: checkpoint 1 di awal semester (mahasiswa baru, kelas kuliah dan dosen, peserta kelas) dan checkpoint 2 di akhir semester (nilai, AKM, biaya kuliah, dan lulusan). Menjelang batas akhir Oktober, kelompok kedua inilah yang biasanya belum tuntas. 

Kelima kelompok ini tidak bisa dituntaskan oleh satu unit saja. Ketika prodi menganggap nilai sudah lengkap tetapi akademik belum menguncinya, misalnya, operator masih perlu menelusuri ulang data sebelum dikirim. Koordinator perlu mengetahui bukan hanya apa yang kurang, tetapi siapa yang dapat memperbaikinya. 

Baca juga: Kopdar SEVIMA Mataram 2026: Pelaporan PDDIKTI Aman, Data Kampus Nyaman

Urutan kerja: rapikan sumber, sinkronkan, lalu periksa hasilnya

Menjelang penutupan pelaporan, kampus perlu segera memprioritaskan data yang belum tuntas. Mulailah dengan memetakan kendala, meminta setiap unit memperbaiki data dari sumbernya, lalu menyinkronkan dan memeriksa hasilnya di PDDikti Admin.

Pemetaan dan perbaikan data dapat berjalan paralel antarprodi. Namun, untuk setiap data bermasalah, urutannya tetap: perbaiki dari sumber, sinkronkan, lalu validasi hasilnya di PDDikti Admin. Seluruh proses harus memperhatikan batas pelaporan resmi dari Pusdatin.

Urutan itu bukan formalitas: Yogi mencontohkan kelas kuliah gagal terkirim bila dosen belum punya penugasan, dan nilai tidak terkirim bila peserta kelas belum tersinkron. 

Yogi juga menyebut kondisi ketika Neo Feeder menunjukkan sinkronisasi berhasil, tetapi data belum tampil di PDDikti Admin. Karena itu, status berhasil belum cukup menjadi ukuran akhir; hasilnya tetap diperiksa kembali di PDDikti Admin. 

Baca juga: Permendiktisaintek 10 Tahun 2026 Resmi Berlaku, Apa Perubahan yang Berdampak bagi Kampus Anda?

Siapa mengerjakan apa? BAAK perlu segera membaginya

Pelaporan menjadi lebih terkendali ketika setiap unit menerima daftar pekerjaan yang spesifik, bukan permintaan umum untuk “melengkapi data”. Berikut pembagian yang dapat digunakan koordinator.

Agar koordinasi tidak berhenti di grup percakapan, BAAK dapat menyimpan satu daftar kendala berisi unit pemilik data, status koreksi, dan hasil pengecekan ulang.

Empat hal yang paling sering membuat data tertahan

Materi workshop pelaporan LLDikti Wilayah VI menyoroti sejumlah persoalan validasi. Empat di antaranya layak menjadi prioritas pemeriksaan:

• Data mahasiswa tidak unik. Periksa identitas yang terduplikasi dalam satu perguruan tinggi agar pencatatannya tidak saling bertabrakan.
• Histori pendidikan ganda pada prodi yang sama. Periksa apakah satu mahasiswa tercatat memiliki histori pendidikan yang tumpang tindih pada program studi yang sama.
• Kolom wajib belum terisi. Cek kembali atribut bertanda bintang, terutama identitas mahasiswa, sebelum data diteruskan.
• AKM belum lengkap atau tidak sesuai. Cocokkan status aktivitas jumlah Satuan Kredit Semester (SKS) yang diambil pada semester berjalan dan informasi hasil studi yang menjadi dasar pencatatan AKM.

Yogi menambahkan contoh yang kerap luput saat situasi mulai mendesak: mahasiswa berstatus cuti tetapi masih tercantum dalam KRS, atau kelas berisi mahasiswa tanpa dosen pengampu. Ada pula kebiasaan menunda pencadangan data karena terlalu fokus mengejar sinkronisasi.

Keempat persoalan di atas bermuara pada empat dimensi kualitas data yang digarisbawahi LLDikti Wilayah IV, yaitu kelengkapan, keunikan, koherensi, dan validitas. Dua persoalan pertama menyangkut keunikan, kolom wajib yang kosong menyangkut kelengkapan, dan AKM yang tidak sesuai menyangkut koherensi serta validitas.

Target akhirnya bukan status hijau, melainkan data yang dapat dipercaya

“Jangan kejar hijaunya, kejar validnya,” pesan Yogi. Bagi koordinator pelaporan, kalimat itu berarti satu hal: laporan dianggap selesai setelah data diperiksa di sumber, hasil sinkronisasi dicocokkan, serta dokumen checkpoint dituntaskan bersama pimpinan.

Pada kampus yang menggunakan GoFeeder Cloud, pengelolaan akademik dan pelaporan dalam alur yang terhubung dapat membantu mengurangi pekerjaan input berulang. Meski begitu, pengecekan hasil di PDDikti Admin tetap menjadi bagian yang tidak dapat dilewati.

Bagi kepala akademik atau BAAK, langkah yang bisa dimulai hari ini adalah membuat satu daftar kendala per prodi. Catat data yang belum valid, unit penanggung jawab, dan batas waktu perbaikannya. Setelah diperbaiki dari sumber, pastikan operator melakukan sinkronisasi dan memeriksa kembali hasilnya di PDDikti Admin.

Dengan begitu, kampus dapat memantau setiap kendala hingga terselesaikan, memastikan checkpoint terpenuhi, dan menuntaskan dokumen pelaporan sebelum batas penutupan resmi.

Diposting Oleh:

Tito SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi