Checklist: 10 Tanda Kampus Anda Saatnya Menggunakan SIAKAD Berbasis Cloud

SEVIMA.COM – Berada di lingkup digital yang terus berkembang, pengelolaan data akademik secara manual atau menggunakan sistem konvensional kini sudah tidak lagi memadai. Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) memegang peran krusial dalam mendukung kelancaran operasional kampus, mulai dari proses pendaftaran mahasiswa, pengelolaan kurikulum, hingga pelaporan ke PDDIKTI.    

Namun, seiring meningkatnya kompleksitas kebutuhan administrasi dan tingginya tuntutan akan transparansi, kampus membutuhkan lebih dari sekadar sistem akademik biasa. 

Lalu pertanyaannya, mengapa masih ada kampus yang terjebak dengan teknologi konvensional dalam pengelolaan sistem informasi akademik? 

Inilah kenyataan yang mungkin sedang dihadapi. Beberapa kondisi muncul mulai dari mahasiswa mengeluh sulit mengakses informasi akademik secara real-time, dosen kesulitan memberikan feedback cepat kepada mahasiswa, pimpinan kampus merasa buta data karena laporan yang selalu terlambat dan tidak akurat, belum lagi risiko kehilangan data penting akibat kerusakan server atau bencana alam.

Di sinilah peran Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) berbasis cloud hadir sebagai jawaban atas semua tantangan tersebut. Lebih dari sekadar upgrade teknologi, ini merupakan sebuah investasi untuk masa depan kampus. Terutama dalam memberikan pengalaman yang lebih baik bagi mahasiswa, memudahkan kerja dosen dan staf, serta memberikan insight strategis bagi pimpinan.

Agar tidak berlarut dengan kondisi seperti ini, ada baiknya mari kita telusuri 10 tanda yang menunjukkan bahwa kampus Anda sudah tidak bisa menunda lagi migrasi ke SIAKAD berbasis cloud. Mari simak di bawah ini. 

Baca juga: Checklist: 5 Tanda Sistem SIAKAD Anda Sudah Mulai “Karatan”

Mengapa SIAKAD Berbasis Cloud?

Dalam menjalankan operasional kampus yang sangat kompleks dan dinamis, kehadiran Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) menjadi sangat vital. Sistem ini membantu mengelola berbagai aktivitas akademik secara terstruktur, mulai dari administrasi mahasiswa hingga pelaporan akademik. 

Namun, seiring perkembangan teknologi dan meningkatnya kebutuhan akan efisiensi, SIAKAD berbasis cloud muncul sebagai solusi yang lebih adaptif dan relevan bagi perguruan tinggi masa kini. Sistem ini tidak hanya menawarkan kemudahan akses dan keamanan data, tetapi juga mendukung integrasi lintas unit secara real-time.

Berikut adalah 10 tanda penting yang menunjukkan perlunya transformasi digital demi meningkatkan efisiensi, transparansi, dan daya saing institusi Anda.

10 Tanda Kampus Anda Perlu Segera Melakukan Migrasi ke SIAKAD Berbasis Cloud

1. Akses Sistem Terbatas di Dalam Kampus

Fleksibilitas mahasiswa di perguruan tinggi menjadi terbatas salah satunya akibat penggunaan sistem informasi yang masih konvensional. Mahasiswa dan dosen kesulitan mengakses informasi akademik. Bahkan seluruh akses akademik yang hanya bisa diakses di kampus. 

Inilah salah satu tanda yang mungkin harus Anda sadari untuk menggantinya dengan SIAKAD berbasis cloud. Tentu saja ini akan memungkinkan pengguna mengakses sistem kapan saja dan di mana saja, bahkan saat bekerja dari rumah atau dalam kondisi luar jaringan kampus. Penggunaan cloud memungkinkan kampus untuk memberikan fleksibilitas kepada seluruh civitas akademika, sehingga mempercepat proses administrasi dan memungkinkan pembelajaran yang lebih dinamis.

2. Sering Terjadi Downtime atau Gangguan Server

Apakah sistem sering mengalami gangguan atau eror, bahkan sering kali tidak dapat diakses saat dibutuhkan? Jika iya, ini menunjukkan bahwa infrastruktur yang digunakan sudah tidak lagi mampu menopang beban kerja yang ada. Server lokal yang digunakan untuk menjalankan SIAKAD seringkali tidak dapat mengakomodasi banyaknya permintaan akses data yang terus meningkat.

Di sisi lain, sistem cloud memiliki infrastruktur yang lebih andal dan dapat diakses kapan saja, dengan tingkat downtime yang jauh lebih rendah. Dengan sistem berbasis cloud, kampus dapat menghindari masalah downtime yang mengganggu proses akademik dan administrasi.

3. Kesulitan Integrasi dengan Sistem Lain

Banyak perguruan tinggi yang memiliki berbagai sistem pendukung, seperti e-learning, keuangan, dan pelaporan PDDikti, namun semuanya tidak terintegrasi dengan baik. Hal ini menyebabkan informasi yang tumpang tindih, data yang tidak akurat, dan proses yang tidak efisien.

SIAKAD berbasis cloud dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem lain melalui API, memungkinkan data untuk dipertukarkan secara real-time. Dengan demikian, pengelolaan data menjadi lebih efisien, lebih cepat, dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan input data.

4. Data Mahasiswa Bertumpuk dan Tidak Terpusat

Salah satu masalah utama dalam pengelolaan data akademik adalah data mahasiswa yang tersebar di berbagai tempat misalnya, di file Excel, server lokal, atau sistem yang berbeda-beda. Hal ini berisiko tinggi terhadap kehilangan data, duplikasi, dan kesalahan input. 

Tentunya akan berbeda jika Anda menggunakan SIAKAD berbasis cloud, semua data mahasiswa akan terpusat dalam satu platform yang aman dan mudah diakses oleh seluruh pihak yang membutuhkan. Selain itu, data yang terpusat di cloud memudahkan pengelolaan dan pemantauan, serta meminimalkan risiko kesalahan atau kehilangan data yang penting.

5. Pengelolaan KRS, KHS, dan Jadwal Masih Manual

Sistem yang masih mengandalkan proses manual dalam pengelolaan KRS, KHS, dan jadwal, selain menghabiskan waktu, juga rentan terhadap kesalahan. Proses manual yang memerlukan formulir dan antrean panjang mempersulit dosen dan mahasiswa dalam melakukan administrasi akademik.

Menariknya, apabila Anda menggunakan SIAKAD berbasis cloud, semua proses ini dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi. Mahasiswa dapat mengisi KRS secara online, dosen dapat menginput nilai secara langsung melalui sistem, dan jadwal dapat disusun dengan lebih efisien.

6. Laporan PDDikti Sering Terlambat atau Error

Proses pengisian laporan PDDikti yang dilakukan secara manual seringkali mengalami keterlambatan dan kesalahan dalam pengisian data. Hal ini disebabkan oleh pengelolaan data yang terpisah-pisah dan proses ekspor-impor data yang memakan waktu. 

Penggunaan SIAKAD berbasis cloud sering kali sudah terintegrasi langsung dengan Feeder PDDikti, sehingga laporan dapat langsung disusun dan disampaikan dengan lebih cepat dan akurat. Dengan demikian, kampus dapat memenuhi kewajiban pelaporan tepat waktu tanpa khawatir tentang kesalahan data.

7. Tim IT Terbebani oleh Maintenance Sistem

Apakah tim IT Anda lebih sering mengurus permasalahan teknis, seperti server down dan error, dibandingkan dengan pengembangan sistem? Ini menunjukkan bahwa infrastruktur kampus sudah tidak mampu lagi untuk mendukung operasional kampus secara maksimal. 

Sistem berbasis cloud mengalihkan beban maintenance dan perbaikan teknis kepada penyedia layanan, sehingga tim IT kampus dapat fokus pada tugas-tugas strategis yang lebih penting, seperti inovasi dalam sistem pembelajaran dan pengembangan teknologi kampus.

8. Keamanan Data Masih Minim

Jika kampus Anda belum menerapkan sistem keamanan seperti Multi-Factor Authentication (MFA), enkripsi data, dan backup otomatis, data mahasiswa dan informasi akademik menjadi sangat rentan terhadap pencurian atau kehilangan. 

Keamanan data merupakan prioritas utama, dan SIAKAD berbasis cloud dapat memberikan solusi dengan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Dengan sistem cloud, data akan terlindungi dengan enkripsi yang kuat, serta memiliki mekanisme backup otomatis untuk menghindari kehilangan data.

9. Kesulitan Melayani Mahasiswa dalam Skala Besar

Seiring dengan meningkatnya jumlah mahasiswa dan diterapkannya pembelajaran daring, banyak sistem akademik yang mulai melambat atau bahkan mengalami kegagalan. Hal ini terjadi karena server lokal tidak dapat menangani permintaan yang meningkat seiring waktu. 

SIAKAD berbasis cloud dirancang untuk dapat menangani jumlah pengguna yang besar dengan performa yang tetap stabil. Baik di saat ada lonjakan jumlah mahasiswa atau saat pembelajaran daring dilakukan, cloud dapat memastikan sistem tetap berjalan dengan baik.

10. Ingin Hemat Biaya Tanpa Membangun Infrastruktur Sendiri

Mengelola server sendiri memerlukan biaya yang cukup besar, mulai dari perangkat keras, lisensi, hingga biaya operasional untuk listrik dan pendinginan. Dengan menggunakan SIAKAD berbasis cloud, kampus dapat menghemat biaya tersebut. Anda hanya perlu membayar sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas yang digunakan, tanpa biaya tambahan untuk infrastruktur. Ini tentu sangat membantu perguruan tinggi dalam mengelola anggaran dengan lebih efisien.

Baca juga: 90.4% Perguruan Tinggi Memilih SIAKAD sebagai Fondasi Transformasi Digital Akademik

Manfaat SIAKAD Berbasis Cloud untuk Kampus

Penggunaan SIAKAD berbasis cloud memberikan berbagai manfaat yang signifikan bagi perguruan tinggi:

• Peningkatan efisiensi administrasi kampus. Semua data dan proses administratif dapat dikelola secara terintegrasi dan otomatis, menghemat waktu dan tenaga.

• Transparansi dan akuntabilitas data yang lebih tinggi. Dengan cloud, pengelolaan data menjadi lebih transparan dan mudah diakses untuk keperluan audit dan laporan.

• Kemudahan akses dan integrasi antar sistem. Pengelolaan dan integrasi antar aplikasi yang lebih mudah, meningkatkan komunikasi antara berbagai bagian kampus.

• Penghematan waktu dan biaya operasional. Tidak perlu lagi biaya untuk infrastruktur fisik atau perawatan server. Semua dapat disesuaikan dengan kebutuhan kampus, lebih efisien dan hemat biaya.

• Keamanan data yang lebih terjamin. Sistem cloud memiliki proteksi data yang lebih canggih dan backup otomatis untuk melindungi data penting.

SIAKAD berbasis cloud bukan lagi sebuah pilihan, tetapi kebutuhan yang harus dipenuhi oleh perguruan tinggi untuk mengelola sistem akademik dengan efisien, transparan, dan terintegrasi. Dengan semakin berkembangnya teknologi, beralih ke sistem cloud adalah langkah strategis yang perlu segera dilakukan agar kampus tetap dapat bersaing di dunia pendidikan yang semakin digital.

Setiap kampus memiliki visi dan kebutuhan yang unik. Kami memahami bahwa transisi ke sistem cloud membutuhkan perencanaan yang matang dan pendampingan yang tepat.

Tim SEVIMA hadir sebagai partner terpercaya untuk membantu Anda mewujudkan transformasi digital yang sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan kampus Anda. Dari konsultasi awal hingga implementasi penuh, kami siap mendampingi setiap langkah perjalanan digital Anda.

Mari memulai dengan langkah kecil menuju hasil yang besar! Hubungi tim kami 0822-6161-0404 untuk diskusi santai bagaimana SIAKAD SEVIMA dapat mendukung visi kampus Anda. 

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA