Checklist: 5 Tanda Sistem SIAKAD Anda Sudah Mulai “Karatan”

SEVIMA.COM – Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) hadir sebagai pilar utama untuk mendukung kelancaran operasional sebuah perguruan tinggi. Fungsinya yang krusial mencakup berbagai proses akademik, seperti pendaftaran mahasiswa, pengisian KRS, pengelolaan nilai, hingga pelaporan ke pihak terkait seperti PDDikti. 

Ironisnya, di era digital ini, masih banyak kampus yang bertahan dengan sistem SIAKAD “generasi jadul” sangat lambat, tidak fleksibel, dan justru menyebabkan lebih banyak masalah daripada manfaat. Tentunya kondisi ini sangat mempengaruhi kinerja akademik kampus secara keseluruhan. 

Lantas, apakah Anda sadar? Kapan terakhir kali Anda merasa puas dengan performa SIAKAD kampus Anda? Jika jawabannya “sudah lama sekali” atau “tidak pernah,” maka artikel ini tepat untuk Anda untuk saling bertukar pikiran pada kondisi tersebut. 

Penasaran dengan pembahasan detailnya? Inilah 5 tanda bahaya yang menunjukkan SIAKAD Anda sudah memasuki “zona merah” dan memerlukan tindakan segera. Berikut pembahasannya.

Baca juga: 90.4% Perguruan Tinggi Memilih SIAKAD sebagai Fondasi Transformasi Digital Akademik

 5 Tanda Sistem SIAKAD Anda Sudah Mulai “Karatan”

1. Sering Eror Saat Periode Sibuk (SPMB, KRS, Yudisium)

Kampanye Pendaftaran Mahasiswa Baru (PMB), pengisian Kartu Rencana Studi (KRS), dan yudisium adalah momen paling sibuk dan menegangkan dalam kalender akademik sebuah perguruan tinggi. Jika pada periode ini sistem SIAKAD Anda sering mengalami masalah, seperti gagal login, lambat, atau bahkan down, itu tandanya sistem Anda sudah tidak mampu lagi menangani beban yang ada.

Lantas apa yang harus Anda lakukan? Ya, tentu saja Anda harus melakukan perbaikan. SIAKAD yang baik harus dapat mengatasi lonjakan trafik dan data yang sangat besar tanpa kendala. Misalnya, saat pengisian KRS atau pendaftaran mahasiswa baru, sistem harus tetap responsif dan cepat. Jika tim akademik dan mahasiswa harus menunggu berlama-lama atau menggunakan “doa” agar sistem tidak eror, jelas ada masalah besar akan menghantui.

2. Tidak Mobile-Friendly, Mahasiswa Harus Akses Dari Laptop

Perkembangan digital yang semakin pesat, akses informasi akademik dari perangkat mobile seperti smartphone sudah menjadi kebutuhan utama bagi mahasiswa. Apabila kampus Anda masih menggunakan sistem SIAKAD yang hanya bisa diakses melalui desktop, tentunya sangat kurang fleksibel. Terlebih para mahasiswa saat ini lebih sering mengakses informasi menggunakan ponsel, dan jika tampilan sistem di layar smartphone berantakan, pengalaman pengguna (user experience) akan sangat buruk.

Bayangkan jika mahasiswa harus membuka laptop setiap kali ingin mengakses SIAKAD, padahal mereka bisa melakukannya hanya dengan ponsel. Selain mengurangi kenyamanan, hal ini juga menurunkan tingkat keterlibatan mahasiswa dalam menggunakan sistem. Sebuah sistem akademik yang ideal harus kompatibel dan responsif dengan berbagai jenis perangkat, termasuk ponsel pintar.

3. Integrasi Manual ke Sistem Lain (Keuangan, LMS, MBKM, Kepegawaian, Litabmas, dll)

Salah satu masalah umum yang sering terjadi di banyak perguruan tinggi adalah ketergantungan pada integrasi manual antara SIAKAD dan sistem lain seperti sistem keuangan, Learning Management System (LMS), Merdeka Belajar Kampus Merdeka (MBKM), Kepegawaian dan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (Litabmas) dll. 

Biasanya, proses ini memerlukan pengolahan data secara manual, seperti ekspor dan impor file Excel, atau bahkan penulisan kode secara manual untuk menghubungkan antar sistem. Proses yang memakan waktu ini tentunya sangat tidak efisien dan rawan kesalahan.

Sistem SIAKAD yang baik harus mampu melakukan integrasi otomatis dengan sistem lain tanpa perlu melakukan proses manual yang rumit. Dengan adanya integrasi, SIAKAD modern dapat menghubungkan data dengan berbagai sistem eksternal secara real-time dan seamless. Tanpa fitur ini, kampus akan terus tertinggal dalam adopsi teknologi dan berisiko kehilangan peluang untuk berinovasi.

Baca juga: Peran Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi terhadap Efisiensi Anggaran

4. Keamanan Sistem Masih Longgar, Belum Sesuai Standar

SIAKAD menyimpan data sensitif: NIK mahasiswa, nilai, ijazah, hingga riwayat studi. Tapi masih banyak kampus yang menggunakan sistem tanpa proteksi berlapis, seperti SSO (Single Sign-On), MFA (Multi-Factor Authentication), atau enkripsi data.

Lebih parah lagi, sistem belum sesuai UU Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) dan belum tersertifikasi ISO 27001, padahal ini penting untuk menjamin standar keamanan informasi kampus.

Jika SIAKAD Anda masih sering terkena hack atau mengalami kebocoran data, itu sinyal keras bahwa sistem perlu diperbarui total bukan sekadar ditambal. Jangan tunggu insiden besar baru mulai bertindak.

5. Laporan Akreditasi & Pelaporan PDDikti Harus Dikerjakan Manual

Laporan akreditasi ke Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) atau Lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) dan pelaporan ke PDDikti merupakan kewajiban yang harus dilakukan setiap perguruan tinggi. 

Jika tim akademik di perguruan masih harus mengolah data secara manual, menggunakan spreadsheet atau perangkat lain untuk mempersiapkan laporan misalnya. Yakinlah ini merupakan sinyal bahwa SIAKAD Anda belum memenuhi kebutuhan modernisasi dalam hal compliance dan pelaporan digital.

Seharusnya, pelaporan akreditasi dan pelaporan ke PDDikti seperti ini bisa dilakukan dengan mudah hanya dengan beberapa klik. Sistem SIAKAD yang handal dan terintegrasi akan memberikan laporan sesuai dengan format yang diminta oleh lembaga akreditasi atau PDDikti tanpa memerlukan pengolahan manual yang memakan waktu lama. Ini akan menghemat waktu dan tenaga, serta meminimalisir kemungkinan kesalahan dalam pelaporan.

Bagaimana Kondisi SIAKAD Anda? Apakah Masih Sehat atau Sudah Usang?

Jika tiga dari lima masalah di atas sudah muncul di SIAKAD kampus Anda, ini merupakan alarm penting yang harus Anda padamkan. Untuk mendapatkan hasil optimal, Anda bisa beralih ke sistem yang lebih modern. Sistem yang ketinggalan zaman bukan hanya menghambat administrasi akademik, tetapi juga menghalangi seluruh visi transformasi digital kampus Anda.

SIAKAD modern yang ideal memiliki beberapa karakteristik, di antaranya:

• Berbasis cloud yang dapat menangani lonjakan trafik dengan stabil
• Terintegrasi otomatis dengan sistem eksternal seperti Keuangan, LMS, MBKM, Kepegawaian, Litabmas 
• Sistem yang aman dan memenuhi keamanan perlindungan data
• Responsif dan mobile-friendly agar mudah diakses oleh mahasiswa dan dosen di mana saja
• Mendukung pelaporan akreditasi dan pddikti secara otomatis dan mematuhi regulasi pendidikan yang berlaku.

Sistem yang sudah usang akan menghambat kinerja akademik di kampus Anda. Sebagai platform SIAKAD berbasis cloud, SEVIMA berpengalaman membantu lebih dari 1.200 perguruan tinggi di Indonesia. Dengan sistem yang lebih modern, kampus Anda akan menghemat waktu, tenaga, dan biaya, serta meningkatkan kualitas layanan akademik.

Dengan memperbarui sistem SIAKAD, perguruan tinggi tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga memperbaiki pengalaman mahasiswa dan dosen. Di era digital ini, memiliki sistem yang canggih dan terintegrasi adalah langkah penting menuju kesuksesan dalam dunia pendidikan tinggi.

Jadi apakah Anda ingin menikmati kemudahan dalam menggunakan SIAKAD? Klik di sini untuk mengatur jadwal pertemuan dan mulailah transformasi digital di kampus Anda!

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA