Memanfaatkan Pendekatan Porter Value Chain & SIAKAD untuk Meningkatkan Mutu Institusi Pendidikan

Ditulis oleh Andry Huzain
Chief Marketing Officer SEVIMA

SEVIMA.COM– Dalam dunia pendidikan tinggi yang sangat dinamis, perguruan tinggi tak hanya menyediakan pengalaman akademik yang unggul bagi mahasiswanya saja. Namun juga menyederhanakan operasional dan mengurangi biaya sambil tetap menawarkan pengalaman akademik terbaik. 

Salah satu pendekatan strategis yang dapat diadopsi adalah dengan menerapkan Porter Value Chain. Kerangka ini memungkinkan perguruan tinggi untuk secara sistematis mengevaluasi setiap aspek operasionalnya seperti menciptakan nilai lebih, memperbaiki efisiensi internal, dan menyusun strategi untuk keunggulan kompetitif—khususnya dalam penerapan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). 

Baca juga: Tingkatkan Akreditasi dengan SIAKAD yang Terintegrasi dengan EDOM (Evaluasi Dosen oleh Mahasiswa)

Penerapan Dasar Porter Value Chain dan Implementasi SIAKAD

Gambar Porter Value Chain

Porter Value Chain membagi kegiatan organisasi menjadi dua kelompok utama: kegiatan primer dan kegiatan pendukung. Dalam konteks perguruan tinggi, kedua kelompok ini memiliki peran penting dalam menyampaikan nilai akademik kepada mahasiswa dan masyarakat.

• Kegiatan primer di perguruan tinggi meliputi operasi seperti penerimaan mahasiswa, manajemen kurikulum, evaluasi akademik, dan layanan mahasiswa. Di mana semuanya berkaitan langsung dengan penyampaian pendidikan berkualitas.
  Sebagai contoh, sebuah perguruan tinggi yang memanfaatkan modul Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) dalam SIAKAD. Secara signifikan dapat mempercepat pemrosesan data calon mahasiswa dan mengurangi kesalahan administrasi.
  Hadirnya sistem yang telah terintegrasi dapat memudahkan pengelolaan data proses penerimaan mahasiswa baru. Bahkan dalam penyebaran jadwal kuliah pun menjadi lebih efisien dan tepat waktu.
• Kegiatan pendukung mencakup infrastruktur teknologi, manajemen sumber daya manusia, dan pengembangan teknologi. Meskipun tidak langsung terlihat oleh mahasiswa, kegiatan ini memainkan peran penting dalam kelancaran operasional akademik.

Mengapa SIAKAD Sangat Krusial dalam Operasi Perguruan Tinggi

Implementasi SIAKAD yang baik mampu menyederhanakan berbagai aktivitas operasi dalam rantai nilai Perguruan Tinggi:  

• Manajemen Kurikulum: SIAKAD membantu dalam penjadwalan kelas, memastikan dosen dan mahasiswa dapat melihat jadwal real-time, serta memudahkan perubahan jadwal jika terjadi bentrokan.
• Penilaian Mahasiswa: Dosen dapat langsung memasukkan nilai mahasiswa, yang kemudian diproses otomatis oleh sistem untuk menghasilkan transkrip yang akurat tanpa keterlambatan.
• Penerimaan Mahasiswa: Proses registrasi dan administrasi mahasiswa baru dapat dipantau secara lebih efektif dengan SIAKAD, memastikan semua dokumen dan data sudah lengkap sebelum proses diterima.

Di sini, penggabungan proses logistik ke dalam operasi sangat relevan. Sebagai contoh, pengelolaan fasilitas seperti ruang kelas, laboratorium, dan peralatan kampus dapat dioptimalkan dengan SIAKAD. Penggunaan sistem digital memungkinkan Perguruan Tinggi untuk melakukan booking ruangan, mengatur penggunaan fasilitas, serta memantau sumber daya kampus secara real-time. Ini membantu mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi dalam operasional kampus.  

Dengan melakukan penerapan SIAKAD, memungkinkan mahasiswa untuk melihat ketersediaan ruang kelas dan memesan ruangan untuk diskusi kelompok atau penelitian langsung melalui aplikasi. Hal ini tidak hanya mengurangi penumpukan tugas administrasi manual tetapi juga meningkatkan pengalaman mahasiswa dalam memanfaatkan fasilitas kampus.

Mengapa Membangun SIAKAD Sendiri Bukanlah Pilihan Ideal

Meskipun membangun SIAKAD sendiri mungkin terdengar menggiurkan bagi Perguruan Tinggi. Sayangnya ini sebenarnya bisa menjadi beban besar. Perlu adanya penyesuaian sistem untuk proses pengembangan SIAKAD dari awal. Terutama dalam hal sumber daya, baik dari segi biaya, infrastruktur, maupun tenaga ahli. 

Itulah mengapa, membangun SIAKAD tidak termasuk dalam kegiatan inti Perguruan Tinggi. Fokus utama Perguruan Tinggi adalah mengajar dan meneliti, bukan menjadi pengembang perangkat lunak.

Seperti halnya yang disampaikan oleh Dr. Jimmy S.T., M.I.S., CISA, Kepala Direktur Sistem Informasi Manajemen Universitas Surabaya (UBAYA). Ia menguraikan bagaimana kompleksnya pengembangan sistem IT di perguruan tinggi. Menurutnya outsourcing merupakan pilihan yang lebih menguntungkan bagi perguruan tinggi.

“Pengembangan sistem di perguruan tinggi sangat kompleks, apalagi jika memenuhi setiap kebutuhan dengan aplikasi. Agar proses yang rumit ini bisa berjalan lancar, perguruan tinggi memerlukan sumber daya yang besar agar terkoordinasi dengan baik,” jelas Jimmy pada acara Workshop Strategi Pengelolaan Infrastruktur dan Sistem Perguruan Tinggi Mendukung Good Governance di Dunia Pendidikan (25/07). 

Selain itu, biaya terkait pengembangan sistem, termasuk pemeliharaan jangka panjang dan pembaruan keamanan, sering kali membengkak. Alhasil proyek semacam ini bisa memakan lebih banyak waktu dan dana daripada yang direncanakan. Sangat disayangkan bukan?

Sebagai contoh, sebuah Perguruan Tinggi memutuskan untuk mengembangkan sistem akademik internal tetapi mengalami keterlambatan lebih dari 2 tahun dari target pengembangan, yang seharusnya selesai dalam kurun waktu 3 tahun, menjadi 5 tahun. Sehingga biaya yang dikeluarkan meningkat 2 kali lipat dari anggaran awal. Ketika sistem akhirnya berfungsi, teknologi yang digunakan sudah mulai ketinggalan zaman, tentu akan memaksa mereka untuk melakukan perombakan besar-besaran lagi.

Selain teknologi, masih banyak lagi kebutuhan sistem yang masih perlu dikembangan karena ada regulasi terbaru dari pemerintah seperti kebijakan SPMI (sistem penjaminan mutu internal, MBKM (merdeka belajar kampus merdeka) dan lainnya. Tentu sistem yang sudah dibuat dalam kurun waktu 4 tahun belum relevan dengan kebutuhan terbaru. Untuk itu perguruan tinggi perlu pengembangan lagi, dan pastinya butuh anggaran tambahan.

Gunakan SIAKAD yang Sudah Teruji dan Kustomisasi Melalui API

Bagi perguruan tinggi yang berfokus pada penyederhanaan operasional dan pengurangan biaya, solusi terbaik adalah mengadopsi SIAKAD yang sudah mapan dan memiliki rekam jejak keberhasilan. SIAKAD berbasis cloud memungkinkan perguruan tinggi bisa beradaptasi cepat terhadap perubahan kebutuhan akademik. Bahkan regulasinya juga tanpa memerlukan investasi besar dalam pengembangan teknologi.

Investasi awal seperti ini mungkin tampak mahal. Namun seringkali terbayar dengan sendirinya jika kita mempertimbangkan faktor-faktor seperti alokasi sumber daya manusia, infrastruktur, dan waktu.

Namun, dengan memanfaatkan Antarmuka Pemrograman Aplikasi atau Application Programming Interface (API), Perguruan Tinggi dapat mengembangkan proses bisnis yang unik tanpa harus membangun seluruh sistem dari awal. Ini memungkinkan fleksibilitas dalam menyesuaikan fitur seperti pendaftaran mahasiswa, manajemen alumni, serta pemantauan riset dan pengabdian masyarakat, sambil tetap memanfaatkan infrastruktur SIAKAD yang aman dan teruji.

Baca juga: Hindari Human Error, Permudah Pengelolaan Data Kepegawaian dengan SIAKAD Terintegrasi

Mitra Terpercaya dalam Implementasi SIAKAD

Selama lebih dari 20 tahun, SEVIMA telah membangun SEVIMA Platform. SEVIMA Platform adalah SIAKAD berbasis cloud, melayani lebih dari 1.200 Perguruan Tinggi di Indonesia. 

SEVIMA memiliki pengalaman luas dalam mengintegrasikan dan menyesuaikan SIAKAD untuk berbagai jenis rumpun Perguruan Tinggi, baik swasta, negeri, hingga kedinasan. Dan juga dari berbagai jumlah student body dari hanya 7 hingga 17.8945 mahasiswa. 

Jadi, jika Perguruan Tinggi anda ingin SIAKAD yang kuat, fleksibel, dan skalabel, SEVIMA Platform adalah pilihan tepat. Lagipula, siapa ingin kesulitan membangun sistem sendiri ketika kami bisa melakukannya lebih cepat dan lebih baik? Tugas utama Perguruan Tinggi mengemban Tri Dharma Pendidikan. Sementara fokus SEVIMA adalah membangun Sistem Informasi Akademik. Toh, bukankah rasanya lebih baik menjuarai lomba lari maraton daripada ikut lomba membuat sepatu?

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA