Mengoptimalkan Biaya dan Strategi Digitalisasi Kampus

Ditulis oleh apt. Indri Astuti Handayani, S.Si, M.Farm
Ketua di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan IKIFA

 

Pentingnya Digitalisasi Kampus yang Terstruktur dan Efisien

Digitalisasi di kampus-kampus modern kini menjadi kebutuhan yang semakin mendesak. Transformasi digital tidak hanya sekadar mengadopsi teknologi, tetapi juga menyelaraskannya dengan misi dan tujuan institusi pendidikan tinggi. Kampus yang menerapkan digitalisasi secara terstruktur mampu mengoptimalkan operasional, meningkatkan kualitas layanan akademik, dan memberikan pengalaman belajar yang lebih baik bagi mahasiswa.

Namun, untuk mencapai hasil maksimal, digitalisasi perlu direncanakan secara menyeluruh dan efisien. Isam Zabalawi dkk. (2023) dalam Digital Transformation in Universities menunjukkan bahwa digitalisasi harus dilihat sebagai proses jangka panjang yang memerlukan investasi awal yang signifikan tetapi dapat menghasilkan keuntungan besar dalam hal efisiensi dan produktivitas. Sebuah strategi digitalisasi yang kuat dan terarah dapat membantu kampus menjaga relevansi di tengah perubahan cepat dalam dunia pendidikan dan teknologi.

Memahami Total Cost Ownership (TCO) dalam Digitalisasi Kampus

Total Cost Ownership (TCO) adalah pendekatan manajemen biaya yang mempertimbangkan semua aspek pengeluaran terkait digitalisasi, mulai dari pembelian, implementasi, hingga pemeliharaan jangka panjang. Dalam konteks digitalisasi kampus, TCO mencakup berbagai komponen, seperti investasi perangkat keras, perangkat lunak, pelatihan staf, serta biaya pemeliharaan dan pembaruan perangkat.

Memahami TCO membantu institusi menghindari pengeluaran tidak terduga dan memastikan anggaran digitalisasi yang lebih terencana dan berkelanjutan. Sebagaimana dijelaskan oleh Abad-Segura dkk. (2020) dalam Sustainability, pendekatan TCO dapat memberikan pandangan menyeluruh tentang seluruh biaya digitalisasi, sehingga memungkinkan kampus untuk memprioritaskan investasi yang memberikan nilai maksimal dalam jangka panjang.

STUDI KASUS

Monash University: Inisiatif Net Zero dan Transformasi Digital

Monash University berkomitmen untuk menghilangkan ketergantungan pada bahan bakar fosil dan mencapai 100% penggunaan energi terbarukan di kampus-kampusnya di Victoria pada tahun 2030. Inisiatif ini didukung oleh pendanaan sebesar $11 juta dari Pemerintah Victoria, yang akan digunakan untuk transformasi fisik dan digital kampus. Langkah-langkah ini mencakup elektrifikasi sistem pemanas dan pendingin untuk mengurangi konsumsi gas alam, serta peningkatan sistem kontrol bangunan menggunakan kecerdasan buatan untuk meningkatkan efisiensi energi. Pendekatan ini tidak hanya mengurangi biaya operasional tetapi juga mendukung keberlanjutan lingkungan.

United Arab Emirates University (UAEU): Transformasi Digital dalam Pendidikan

UAEU telah mengadopsi transformasi digital untuk meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas pendidikan. Salah satu inisiatifnya adalah program Bachelor of Science in Data Science and Artificial Intelligence, yang menekankan integrasi pemikiran komputasional, matematis, dan statistik dalam kurikulum. Program ini dirancang untuk membekali siswa dengan keterampilan yang diperlukan dalam ekonomi berbasis pengetahuan dan data, sejalan dengan strategi transformasi digital UAE.

Manfaat dan Tantangan Penerapan TCO dalam Digitalisasi Kampus

Adopsi TCO dalam digitalisasi kampus menawarkan sejumlah keuntungan. Pertama, pendekatan ini memungkinkan transparansi biaya, sehingga kampus dapat melakukan perencanaan yang lebih baik dan mengoptimalkan alokasi anggaran. Selain itu, TCO membantu institusi mengidentifikasi area di mana efisiensi biaya dapat ditingkatkan, sehingga mengurangi pengeluaran yang tidak perlu dan meningkatkan kualitas layanan akademik secara keseluruhan.

Meskipun TCO menawarkan banyak manfaat, terdapat pula tantangan yang perlu dihadapi. Salah satu tantangan terbesar adalah kebutuhan akan data yang akurat untuk menghitung TCO dengan tepat. Selain itu, ada kebutuhan untuk melatih staf agar terbiasa dengan teknologi baru, yang dapat membutuhkan waktu dan sumber daya tambahan. Seperti dicatat oleh Allen & McLaren (2021) dalam Protecting the University, implementasi TCO memerlukan komitmen dari seluruh level manajemen untuk mendukung perubahan budaya kerja yang berorientasi pada efisiensi dan efektivitas.

Strategi Implementasi Efektif Berbasis TCO untuk Kampus Digital

Untuk mengimplementasikan strategi digitalisasi berbasis TCO secara efektif, institusi pendidikan dapat mengambil langkah-langkah berikut:

1. Evaluasi Kebutuhan Teknologi yang Mendalam

Mulailah dengan melakukan analisis menyeluruh terhadap kebutuhan spesifik institusi terkait teknologi, melibatkan semua departemen, dari akademik hingga administrasi. Proses ini harus mencakup identifikasi infrastruktur teknologi yang sudah ada, mengukur keandalannya, serta mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan atau penggantian. Setelah kebutuhan dipetakan, pilih teknologi yang tidak hanya memenuhi kebutuhan saat ini tetapi juga fleksibel untuk mendukung tujuan jangka panjang kampus, seperti adaptabilitas terhadap teknologi masa depan dan kompatibilitas dengan sistem lainnya.

2. Perencanaan Anggaran yang Komprehensif dan Dinamis

Perencanaan anggaran harus mempertimbangkan seluruh biaya siklus hidup teknologi yang meliputi biaya akuisisi awal, pemeliharaan, pelatihan pengguna, dan pembaruan teknologi. Selain itu, sertakan biaya tersembunyi seperti peningkatan keamanan data, pemulihan bencana, serta biaya adaptasi pada regulasi terbaru. Ini memastikan bahwa anggaran tidak hanya disiapkan untuk implementasi awal, tetapi juga untuk mendukung keberlanjutan dan skalabilitas sistem di masa depan.

3. Pengembangan Kompetensi dan Pelatihan Lanjutan bagi Staf dan Fakultas

Teknologi yang canggih hanya efektif jika staf dan fakultas terlatih dengan baik untuk memanfaatkannya. Selain pelatihan dasar, pertimbangkan pelatihan lanjutan dan sesi pembaruan reguler untuk memastikan tim selalu siap menghadapi perubahan teknologi. Program pelatihan ini juga harus mencakup komponen keterampilan khusus seperti analisis data dan keamanan digital, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan fungsi pekerjaan masing-masing staf.

4. Pemantauan, Evaluasi, dan Optimalisasi Berkelanjutan

Setelah teknologi diimplementasikan, lakukan pemantauan sistem yang berkelanjutan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah operasional atau performa. Gunakan metrik ROI (Return on Investment) serta indikator kinerja utama lainnya untuk mengevaluasi efektivitas teknologi, termasuk efektivitas biaya, keandalan, dan dampak terhadap produktivitas. Sistem pemantauan juga perlu diperbarui seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan kampus untuk menjaga relevansi dan manfaat investasi.

Pentingnya Pendekatan TCO untuk Keberlanjutan Digitalisasi Kampus

Penerapan TCO bukan hanya untuk kepentingan jangka pendek, tetapi juga memastikan keberlanjutan digitalisasi kampus dalam jangka panjang. Dengan TCO, kampus dapat menjaga keseimbangan antara manfaat digitalisasi dan pengeluaran yang diperlukan untuk mewujudkannya. Pendekatan ini juga memungkinkan kampus untuk menyesuaikan strategi digitalisasi seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan mahasiswa serta staf.

Sebagai kesimpulan, penerapan TCO dalam strategi digitalisasi kampus bukan hanya tentang efisiensi biaya, tetapi juga tentang mempersiapkan kampus untuk masa depan yang semakin digital. Dengan merencanakan dan mengelola setiap aspek biaya secara menyeluruh, kampus dapat memastikan bahwa investasi dalam digitalisasi memberikan hasil maksimal bagi seluruh komunitas akademik, menciptakan lingkungan belajar yang lebih baik, efisien, dan inovatif.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami