Optimalkan SIMLITABMAS, Ini Strategi Efektif Monitoring Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Perguruan Tinggi

SEVIMA.COM – Pak Dhani, sebagai rektor di sebuah perguruan tinggi dengan ratusan dosen, sering menghadapi kesulitan besar dalam mengetahui efektivitas kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat yang dilakukan di kampusnya. 

Berbeda dengan kegiatan mengajar yang relatif mudah diukur dan dilaksanakan, kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat jauh lebih kompleks dan sulit dilacak. Ketika dana hibah sudah disalurkan ke dosen untuk mengoptimalkan penelitian dan pengabdian masyarakat, sering kali sulit untuk memantau perkembangan atau hasil yang dihasilkan.

Pencatatan dan pengelolaan data terkait penelitian dan pengabdian masyarakat sering kali tersebar atau terlupakan, mengakibatkan sulitnya dalam mengukur dampak. Hal ini menyebabkan dana hibah tidak dimanfaatkan secara optimal dan laporan kinerja dosen yang kurang transparan. 

Tantangan ini membuat Pak Dhani mencari solusi yang dapat mengakomodir kebutuhan untuk memantau dan mengelola data secara efisien. Sehingga beliau berinisiatif menggunakan Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (SIM Litabmas). Namun, masalah lain muncul bahwa di lapangan masih banyak pihak yang menganggapnya hanya sebagai formalitas tanpa pemanfaatan yang optimal.

Kenyataan ini menjadi tantangan besar bagi Pak Dhani, yang sangat menginginkan agar sistem ini benar-benar memberikan value dalam pengelolaan dan pengawasan penelitian serta pengabdian masyarakat di kampusnya.

Baca juga: Peran Sistem Penjamin Mutu Internal (SPMI) Dalam Menghadapi Tantangan Dan Meningkatkan Kualitas Pendidikan Tinggi Di Era Digital

Masih Belum Optimal, Penggunaan SIM Litabmas Masih Hanya “Formalitas” 

Pada umumnya, dosen-dosen hanya mengisi data SIMLITABMAS saat mereka membutuhkan hibah penelitian, tanpa memperhatikan kelengkapan dan keberlanjutan data. 

Hal ini berdampak pada ketidaktersediaan data yang diperlukan untuk memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat secara efektif. Data yang tidak lengkap atau bahkan terlupakan karena kurangnya pemantauan membuat Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) kesulitan dalam mengagregasi data dan memantau perkembangan kegiatan. Selain itu, alur komunikasi yang kurang terkoordinasi antara pusat (LPPM) dan fakultas/prodi memperburuk masalah ini.

Fungsi SIMLITABMAS yang Krusial

Ditengah penggunaannya yang masih belum optimal, SIMLITABMAS nyatanya memiliki peran penting dalam sistem manajemen penelitian dan pengabdian masyarakat di perguruan tinggi. Sistem ini tidak hanya berfungsi sebagai tempat untuk mengajukan dan melacak proposal hibah, tetapi juga memiliki fungsi strategis lainnya yang harus dimaksimalkan, seperti:

• Mudah Pelacakan Progress Proposal dan Hibah Nasional
  SIMLITABMAS memungkinkan perguruan tinggi untuk melacak perkembangan setiap proposal hibah yang diajukan oleh dosen, sehingga hibah yang diberikan dapat digunakan secara maksimal.

• Sebagai Dasar Evaluasi Kinerja LPPM oleh Kementerian
  Data yang tercatat dalam SIMLITABMAS menjadi salah satu indikator penilaian kinerja LPPM oleh pihak kementerian, yang mempengaruhi kelanjutan pendanaan dan program-program penelitian di perguruan tinggi.

• Sebagai Sumber Data untuk BKD, SISTER, dan Akreditasi
  Data penelitian dan pengabdian yang tercatat dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan administrasi seperti Beban Kerja Dosen (BKD), Sistem Informasi Sumber Daya Terintegrasi (SISTER), dan akreditasi program studi.
  

• Sebagai Indikator Keaktifan dan Produktivitas Dosen
  Melalui SIMLITABMAS, perguruan tinggi dapat memantau tingkat keaktifan dosen dalam melakukan penelitian dan pengabdian masyarakat, yang berdampak pada penilaian kinerja individu dosen.
  

Baca juga: Masalah dan Tantangan yang Dihadapi Perguruan Tinggi dalam Menghadapi SPMI

Strategi Mengoptimalkan SIMLITABMAS

Agar SIMLITABMAS dapat berfungsi secara optimal, perguruan tinggi perlu melakukan beberapa langkah strategis yang dapat meningkatkan efektivitas penggunaan sistem ini:

• Membangun Sistem Internal Penunjang Input SIMLITABMAS
  Setiap fakultas/prodi perlu membangun sistem lokal untuk mendata kegiatan sejak awal. Data yang telah dikumpulkan kemudian dapat diintegrasikan atau diekspor ke SIMLITABMAS untuk memudahkan pemantauan dan pelaporan.
  

• Pemetaan Jadwal Kegiatan dan Sinkronisasi dengan Kalender Nasional
  Agar pelaporan dan kegiatan terkait hibah tidak terlambat, penting bagi perguruan tinggi untuk membuat kalender hibah dan pelaporan di awal tahun akademik. Ini akan membantu semua pihak dalam memenuhi tenggat waktu yang telah ditetapkan.
  

• Delegasi dan Koordinasi Tingkat Fakultas
  Untuk menghindari penumpukan tugas di LPPM pusat, penting untuk membentuk Penanggung Jawab SIMLITABMAS (PIC) di setiap fakultas/prodi. Dengan adanya PIC di setiap tingkat fakultas, tanggung jawab dapat terbagi dengan lebih adil dan sistematis.
  

• Monitoring Progress Secara Berkala
  Penggunaan dashboard pemantauan capaian sangat penting. Dashboard ini memungkinkan untuk memonitor progres kegiatan seperti jumlah proposal yang masuk, kegiatan yang sedang aktif, dan laporan yang belum selesai.
  

• Review dan Audit Internal Data SIMLITABMAS
  Sebelum mengunggah data ke sistem, penting untuk melakukan verifikasi dan audit data agar tidak ada duplikasi atau kesalahan input. Hal ini penting untuk menjaga kualitas dan integritas data yang tercatat.

Risiko Jika SIMLITABMAS Tidak Dioptimalkan

Jika SIMLITABMAS tidak dioptimalkan, perguruan tinggi berisiko kehilangan berbagai peluang penting. Beberapa risiko yang dapat terjadi antara lain:

1. Potensi Hibah Tidak Optimal
   Tanpa pelacakan yang baik, banyak hibah penelitian yang mungkin tidak terpakai atau tidak digunakan secara maksimal, yang pada akhirnya merugikan institusi.

2. Capaian Dosen Tidak Terlaporkan di SISTER/BKD
   Ketika data penelitian dan pengabdian tidak tercatat dengan baik, capaian dosen dalam bidang ini tidak akan tercatat dalam SISTER atau BKD, yang dapat memengaruhi evaluasi kinerja dosen dan perguruan tinggi.

3. Penurunan Kinerja Institusi
   Akibat buruk lainnya adalah rendahnya penilaian kinerja institusi di mata kementerian dan dalam akreditasi program studi, yang berimbas pada reputasi perguruan tinggi dan peluang pendanaan di masa depan.

SIMLITABMAS merupakan sistem yang memiliki peran sangat penting dalam mendukung pelaksanaan penelitian dan pengabdian masyarakat di perguruan tinggi. Oleh karena itu, perguruan tinggi harus mengoptimalkan penggunaan SIMLITABMAS dengan membangun sistem internal yang mendukung input data, memastikan koordinasi yang baik antara fakultas/prodi dan LPPM, serta memastikan monitoring dan audit data secara berkala. 

SEVIMA Platform telah lama mengembangkan modul SIMLITABMAS untuk mempermudah pengelolaan kegiatan penelitian dan pengabdian masyarakat. Modul ini telah membantu ratusan perguruan tinggi di Indonesia sebagai langkah memaksimalkan penyaluran dana hibah dan monitoring kegiatan dosen. 

Mengapa Kampus Anda Perlu Menggunakan Modul SIMLITABMAS dari SEVIMA?

Modul Litabmas di SEVIMA Platform dirancang untuk mempermudah perguruan tinggi dalam melaksanakan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat secara efisien dan transparan. Berikut keunggulan utama modul ini:

1. Otomatisasi Pelacakan dan Monitoring
   Memudahkan pemantauan jadwal, durasi, dan sumber pendanaan penelitian, mengurangi beban administratif dan potensi kesalahan manusia.

2. Efisiensi dan Transparansi Pengelolaan Proposal
   Modul ini memfasilitasi pengajuan, evaluasi, dan pemantauan proposal penelitian dalam satu sistem, memungkinkan peneliti untuk memonitor status proposal dan menerima umpan balik dengan cepat.

3. Manajemen Dana Penelitian yang Optimal
   Terintegrasi dengan sumber pendanaan internal dan eksternal, membantu perguruan tinggi mengelola alokasi dana dan laporan keuangan dengan tepat.

4. Pelaporan dan Dokumentasi Progres yang Sistematis
   Memungkinkan pengunggahan dokumen progres bertahap, memudahkan pemantauan oleh pembimbing dan reviewer.

5. Dukungan Akreditasi dan Penilaian Kinerja Dosen
   Hasil penelitian dapat diunggah untuk mendukung akreditasi dan penilaian kinerja dosen, serta meningkatkan portofolio akademik dosen.

Dengan demikian, SIMLITABMAS akan menjadi alat yang efektif untuk memaksimalkan potensi hibah, melaporkan kinerja dosen, dan meningkatkan kualitas penelitian serta pengabdian masyarakat di perguruan tinggi. SEVIMA juga hadir dengan solusi ini untuk membantu perguruan tinggi mengelola SIMLITABMAS secara lebih efisien dan efektif.

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA