Server On-Premise vs Cloud, Pilihan Strategis untuk Digitalisasi Kampus

SEVIMA.COM– Di era digital, untuk memilih solusi teknologi yang tepat bagi perguruan tinggi menjadi tantangan tersendiri, sebab kampus dituntut mengelola sistem akademik yang efisien dan modern. Seperti halnya ketika sebuah kampus harus memilih sistem yang tepat, apakah menggunakan server on-premise atau sistem berbasis cloud?

Masing-masing opsi memiliki daya tarik tersendiri, namun keduanya juga membawa konsekuensi dari sisi biaya, fitur, dan kemudahan pengelolaan. Pilihannya bukan sekadar soal teknologi yang digunakan, tetapi juga memperhitungkan pada karakteristik dan kebutuhan khusus kampus, seperti jumlah mahasiswa, skala operasional, dan kapasitas SDM yang tersedia di kampus.

Keputusan memilih antara on-premise dan cloud tidak bisa dilakukan secara gegabah, manajemen kampus perlu melihat lebih dalam karakteristik masing-masing pilihan serta implikasinya terhadap keberlanjutan operasional. Jadi, pilihan mana yang paling sesuai? Berikut ini penjelasan lebih lanjut sebelum Anda memutuskan untuk memilih teknologi yang digunakan:

Server On-Premise: Kontrol Penuh dengan Tanggung Jawab Besar

Bagi sebuah kampus, pusat data on-premise menawarkan kontrol penuh atas penyimpanan data akademik. Data mahasiswa, dosen, dan aplikasi terkait dilindungi oleh firewall yang hanya dapat diakses oleh pihak kampus. Selain itu, server on-premise dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan spesifik kampus, misalnya untuk mengintegrasikan sistem akademik dengan sistem lain yang digunakan di kampus.

Dikutip dari Kompas.com berjudul Mana yang Lebih Baik, “Cloud” atau Pusat Data “On-Premise”? Saat memilih server on-premise Anda perlu menyiapkan investasi besar untuk infrastruktur di awal seperti untuk penyediaan hardware, software, network, ruang server, pendingin yang cukup, dan listrik yang stabil.

Sistem on-premise sering kali menghadapi tantangan besar, contohnya saat pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) di awal semester. Pada momen ini, ribuan mahasiswa biasanya mengakses sistem secara bersamaan untuk memilih mata kuliah dan jadwal. Sistem on-premise, yang memiliki kapasitas server tetap, sering kali tidak mampu menangani lonjakan trafik dengan baik.

Saat hal itu terjadi sistem menjadi lambat, kegagalan akses, hingga data tidak tersimpan. Untuk mengatasinya, kampus harus menambah kapasitas server fisik, tetapi hal ini membutuhkan waktu, biaya besar, dan sumber daya IT yang memadai. Sayangnya, penggunaan kapasitas besar tidak digunakan sepanjang waktu, hanya pada momen tertentu saha seperti saat pengisian KRS, sehingga sebagian besar waktu server yang lebih besar tersebut akan menganggur.

Kondisi ini menunjukkan bahwa meskipun sistem on-premise memberikan kontrol penuh atas data, keterbatasannya dalam skalabilitas dapat menjadi hambatan besar, terutama saat menghadapi lonjakan akses seperti pengisian KRS.

Tak sampai disitu, Anda harus memastikan adanya pemeliharaan berkala, serta tenaga ahli yang siap menangani operasionalnya hingga pengembangan sistem sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Selain itu, protokol keamanan yang diterapkan harus mampu melindungi data dari ancaman luar dan dalam, termasuk kebakaran dan bencana lainnya. Jika kampus memiliki sumber daya dan komitmen untuk menjaga keamanan serta memenuhi standar regulasi, server on-premise bisa menjadi pilihan tepat untuk menyimpan data akademik kampus Anda.

Layanan Berbasis Cloud: Fleksibilitas Tanpa Beban Berat

Sebaliknya penggunaan sistem berbasis cloud menawarkan berbagai kelebihan. Pertama, dari segi biaya, kampus tidak perlu mengeluarkan biaya besar di awal. Karena semua infrastruktur fisik sudah disediakan oleh penyedia layanan cloud. Selain itu, kampus bisa mendapatkan akses ke sistem modern tanpa perlu memikirkan instalasi, pemeliharaan fisik, maupun pembaruan software secara manual. Pembaruan software dilakukan secara otomatis oleh penyedia layanan, sehingga kampus bisa menggunakan versi terbaru tanpa perlu repot pengembangan. 

Keunggulan lain adalah skalabilitas yang fleksibel. Kapasitas server dapat dengan mudah ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan tanpa perlu investasi perangkat keras tambahan. Hal ini sangat relevan dengan permasalahan di atas, saat menghadapi periode pendaftaran atau pengisian KRS.

Dengan cloud kampus dapat dengan mudah menyesuaikan kapasitas servernya untuk mengatasi lonjakan trafik ini, memastikan seluruh mahasiswa dapat menyelesaikan pengisian KRS tanpa hambatan.

Salah satu contoh solusi berbasis cloud yang bisa dimanfaatkan oleh perguruan tinggi adalah SEVIMA Platform. Platform ini menyediakan modul terintegrasi untuk Sistem Informasi Akademik (SIAKAD), manajemen keuangan, pelaporan ke PDDIKTI, hingga akreditasi. Layanan SEVIMA Platform telah digunakan oleh lebih dari 1.200 perguruan tinggi di Indonesia dan mendukung 3,5 juta mahasiswa serta dosen di seluruh negeri.

Sebagai ilustrasi, kampus yang memanfaatkan layanan SEVIMA Platform tidak perlu khawatir terhadap lonjakan akses. Sistem SEVIMA dapat secara otomatis meningkatkan kapasitas server selama masa pengisian KRS, lalu kembali ke kapasitas normal setelah periode tersebut berakhir. Hal ini tidak hanya memastikan penggunaan yang optimal, tetapi juga mengurangi biaya operasional karena kapasitas tambahan hanya digunakan saat benar-benar dibutuhkan. Dengan solusi skalabilitas seperti ini, kampus tidak perlu lagi menghadapi gangguan layanan akibat keterbatasan pada infrastruktur on-premise.

Pilihan antara menggunakan server on-premise atau sistem berbasis cloud bergantung pada preferensi dan kebutuhan spesifik kampus Anda. Jika kampus membutuhkan kontrol penuh dan memiliki sumber daya untuk mengelola sistem on-premise, opsi ini bisa menjadi pilihan yang tepat. Namun, jika kemudahan, efisiensi biaya, dan fleksibilitas lebih diutamakan, sistem berbasis cloud menawarkan solusi yang lebih menguntungkan. Hal yang paling penting, pertimbangkan kebutuhan jangka panjang serta anggaran kampus untuk memastikan pilihan tersebut mendukung visi pengelolaan data dan sistem akademik kampus Anda.

Layanan SEVIMA Platform masih memiliki banyak keunggulan lainnya yang dapat membantu perguruan tinggi Anda. Ingin mengetahui lebih banyak tentang bagaimana SEVIMA Platform dapat membantu perguruan tinggi Anda.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami