Pakar IT ITS Bagikan Strategi Kelola Teknologi Informasi di Perguruan Tinggi Agar Lebih Optimal

SEVIMA.COM- Pakar IT (Information Technology) dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS), Rizky Januar Akbar, S.Kom., M.Eng., menghadiri Focus Group Discussion (FGD) & Workshop SEVIMA dengan tema “Strategi Pengelolaan Infrastruktur dan Sistem Perguruan Tinggi Mendukung Good Governance di Dunia Pendidikan” di SEVIMA Headquarters (HQ) Surabaya pada Kamis (25/7/24).

Rizky yang juga menjabat sebagai Kepala Subdirektorat Aplikasi dan Platform Digital ITS membagikan pengalamannya dalam mengelola infrastruktur IT di perguruan tinggi agar lebih optimal.

Menurutnya, mengembangkan teknologi informasi di perguruan tinggi harus terstruktur dan optimal, karena sistem inilah nantinya yang akan mengakomodir seluruh kebutuhan dan kegiatan akademik yang ada di perguruan tinggi.

“Mengembangkan sistem di perguruan tinggi harus terstruktur dan kokoh, karena untuk mengembangkan sistem perguruan tinggi membutuhkan anggaran dan SDM yang sangat banyak. Tentu saja rancangannya harus optimal dan mampu mengakomodir seluruh kegiatan akademik,” ungkap Rizky.

Namun, bagi beberapa perguruan tinggi mengembangkan teknologi informasi yang optimal memiliki tantangan tersendiri. Mulai dari belum memiliki Sumber Daya Manusia (SDM) yang kompeten, infrastruktur hingga rancangan sistem yang kurang memadai.

Baca juga: SEVIMA Launching Dashboard IKU, Permudah Monitoring Kinerja

Strategi Pengelolaan & Memperkuat Infrastruktur IT

Alumni Master of Engineering dari Ritsumeikan University (Jepang) dan narasumber utama Workshop SEVIMA ini juga membagikan sejumlah strategi dalam mengembangakan infrastruktur IT di perguruan tinggi yang lebih optimal.

1. Mempersiapkan Sumber Daya Manusia (SDM) IT yang Berkualitas

Sumber Daya Manusia (SDM) memainkan peran yang sangat krusial dalam pembangunan infrastruktur IT. Mereka berperan merancang, mengimplementasikan, serta memastikan bahwa struktur IT yang dibangun berfungsi secara optimal. Maka perguruan tinggi memerlukan SDM berkualitas yang terampil dan ahli untuk meningkatkan kinerja unit IT. 

“SDM ini hal yang fundamental, ketika SDM di bagian IT berkualitas maka hasilnya implementasi IT juga akan baik. Maka mempersiapkan SDM yang well trained ini penting sekali karena semua software yang terpasang di perguruan tinggi merupakan cerminan dari SDM. Jadi kalau SDM-nya baik, maka sistem IT di kampus juga akan baik,” jelas Rizky. 

2. Menyediakan Infrastruktur Perangkat Keras (Hardware) dan Jaringan

Dalam mengakomodir infrastruktur perangkat keras (hardware) dan jaringan untuk memenuhi kebutuhan kampus memang dibutuhkan dalam jumlah yang banyak dan biaya yang tak sedikit. Sehingga kampus perlu menyediakan Fiber Optic LAN, Wireless LAN, Data Center, Campus VPN, Infrastruktur Monitoring, dan Security Operation Center. Melalui perangkat dan jaringan yang telah tersedia, perguruan tinggi diharapkan dapat mendukung pembelajaran untuk mahasiswa dan seluruh civitas akademik. 

“Kita perlu mengetahui jumlah perangkat keras yang diperlukan agar mahasiswa dan dosen dapat mengakses fasilitas seperti SIAKAD dan E-learning secara optimal. Oleh karena itu, kami melakukan riset untuk menentukan kebutuhan dan jumlah perangkat seperti Fiber Optic LAN, wireless LAN, dan VPN. Sehingga dapat disesuaikan untuk kebutuhan seberapa besar perangkat keras dan jaringan yang dibutuhkan,” lanjutnya.

3. Memperkuat Kerangka Infrastruktur Perangkat Lunak Umum (Software Common)

Infrastruktur perangkat lunak (software) sangat penting dalam mendukung seluruh operasional di perguruan tinggi. Maka tim IT perlu untuk memperkuat fondasi sejak awal seperti perancangan bahasa pemrograman yang digunakan dan strukturnya. Sehingga sistem perangkat lunak menjadi kokoh dan mudah untuk diintegrasikan dengan aplikasi lain. 

“Sering kali unit IT hanya mikirkan tersedianya aplikasi transaksional SIAKAD (Sistem Informasi Akademik), aplikasi penelitian, dan aplikasi lainnya. Namun lupa memikirkan pentingnya infrastruktur perangkat lunak umum. Padahal perangkat lunak merupakan inti dari integrasi. Akibatnya ketika infrastruktur lunak tidak mendapatkan perhatian, fondasi sistem jadi berantakan,” ungkap Rizky.

Sebenarnya infrastruktur perangkat lunak umum ini mencakup banyak hal mulai dari Message Bus, Email Sender, Digital Signature, dan Error/Bug Tracking. Rumitnya detail software yang harus dikembangkan sering kali diabaikan oleh perguruan tinggi karena dianggap menghamburkan anggaran dan membutuhkan banyak sumber daya manusia (SDM). Padahal ini menjadi inti kemudahan integrasi.  

“Ada banyak hal yang harus diperhatikan di infrastruktur ini sebenarnya, namun ketika kita harus memenuhi dan mengalokasikan semua SDM ke sana, tentunya membutuhkan SDM dan dana yang besar mulai dari gaji, jenjang karir, dan lainnya. Jadi solusinya perguruan tinggi dapat menggunakan outsource, lebih murah dan less maintenance juga,” lanjut Rizky yang lebih memilih menggunakan layanan outsource untuk detail kerangka infrastruktur software. 

Baca juga: Awas! Izin Operasional Perguruan Tinggi Dicabut, Jika Akreditasi Tidak Diperpanjang Sebelum Agustus 2025

4. Standarisasi Aplikasi Transaksional Kebutuhan Akademik

Aplikasi transaksional adalah sistem pertukaran informasi yang berperan krusial untuk mengakomodir seluruh kegiatan di perguruan tinggi. Unit IT perlu memastikan setiap aplikasi yang disediakan atau dikembangkan dapat memproses transaksi data dengan cepat dan tepat untuk efisiensi mendukung administrasi kampus dengan cara yang lebih terintegrasi dan efisien.

“Aplikasi transaksional ini penting sekali untuk mengakomodir semua aktivitas proses akademik di perguruan tinggi. Di ITS contohnya SIAKAD, sistem penelitian, manajemen pembayaran, dan masih banyak lagi. Aplikasi ini harus kita siapkan dengan optimal,” jelas Rizky. 

Ada beberapa tips yang dibagikan Rizky dalam memperkuat aplikasi transaksional, yakni:

• Mengklasifikasi aplikasi berdasarkan tipe domain.
• Membuat komite IT untuk menentukan prioritas pengembangan.
• Mengadopsi teknologi baru dan open standard baru.
• Mengembangkan platform dan template project untuk memudahkan proses pengembangan.
• Melakukan evolusi arsitektur secara bertahap dari arsitektur monolitik menjadi arsitektur monolitik modular kemudian menjadi arsitektur microservices (jika dibutuhkan).
• Mengadopsi arsitektur event-driven untuk integrasi antar sistem.

5. Mempersiapkan Pengumpulan Keseluruhan Data Akademik 

Pelaporan, analitika data, dan business intelligence (BI) memainkan peran kunci dalam pengambilan keputusan di kampus dengan memberikan informasi dari data yang terkumpul. Untuk menghasilkan pelaporan dan analitik data yang proper, unit IT perlu mempersiapkan data warehouse hingga BI dashboard. Dengan penyimpanan data yang proper, pimpinan dapat lebih mudah mengetahui berbagai data di perguruan tinggi. 

“Pengumpulan data ini penting biar kita lebih mudah mencari data di perguruan tinggi. Kini kami (ITS) juga mempersiapkan generate AI agar lebih mudah di kueri. Saat ini kami juga telah mempersiapkan chatbot yang lebih cepat memberitahukan data yang dibutuhkan. Misalnya kami membutuhkan data berapa mahasiswa saat ini, ya tinggal tanya ke chatbot saja,” jelas Rizky menekankan pentingnya pengumpulan data. 

6. Membuat Standarisasi dalam Lingkup Internal 

Pengembangan unit IT di perguruan tinggi memerlukan pengembangan standarisasi yang dapat dilakukan secara internal. Hal ini sangat penting untuk memastikan seluruh kegiatan di unit IT sesuai dengan kebijakan dan regulasi yang telah ditetapkan. 

“Pengelolaan IT di perguruan tinggi perlu mengikuti standarisasi yang telah ditetapkan dalam tim. Ini penting agar keamanan pengelolaan IT lebih terjaga dan memenuhi aturan.” Tutup Rizky.

Setelah memiliki struktur yang kuat, unit IT juga perlu memastikan bahwa sistem IT yang dirancang telah sesuai dengan fungsi dan meningkatkan efisiensi pengguna. Sehingga unit IT harus selalu update terkait kebutuhan civitas akademik untuk sistem yang lebih baik lagi.

Itu penjelasan lengkap tentang pengembangan infrastruktur dan pengelolaan IT di perguruan tinggi. Bagi Bapak/Ibu yang ingin mengembangkan sistem akademik yang dapat mengakomodir seluruh kegiatan di perguruan tinggi namun masih terbatas dari sisi anggaran dan SDM, kini dapat menggunakan layanan SEVIMA sebagai outsource pengembangan sistem di perguruan tinggi. 

SEVIMA telah berpengalaman selama 21 tahun dalam pengembangan IT di 1.200 perguruan tinggi di Indonesia. Layanan SEVIMA Platform telah mencakup berbagai aplikasi mulai dari SIAKAD, kepegawaian, tracer study, dan beberapa sistem yang dibutuhkan oleh perguruan tinggi. Untuk diskusi lebih lanjut mengenai layanan SEVIMA, bisa langsung menghubungi di Kontak Kami.

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami