76% Perguruan Tinggi Menyatakan Efisiensi Layanan Akademik Meningkat Signifikan Setelah Digitalisasi

SEVIMA.COM – Digitalisasi di sektor pendidikan tinggi bukan lagi sekadar slogan perubahan. Dalam praktiknya, transformasi digital telah membawa dampak konkret terhadap tata kelola layanan akademik di berbagai kampus di Indonesia.

Hasil survei terbaru yang dilakukan oleh SEVIMA, perusahaan teknologi pendidikan yang telah bekerja sama dengan lebih dari 1.200 kampus di Indonesia, menunjukkan bahwa 76% perguruan tinggi mengalami peningkatan efisiensi signifikan pada layanan akademik setelah menerapkan digitalisasi. Survei ini melibatkan lebih dari 300+ responden yang terdiri dari pimpinan kampus, dosen, dan tenaga kependidikan dari berbagai wilayah di Indonesia.

Hasil survei ini memberikan gambaran kuat bahwa digitalisasi bukan hanya sekadar pengalihan sistem dari manual ke digital, tetapi juga berkontribusi pada peningkatan produktivitas, akurasi, dan transparansi dalam layanan akademik.

Proses Akademik Melibatkan Beragam Aspek Operasional

Layanan akademik bukan sekadar pengisian formulir atau proses pendaftaran mahasiswa baru. Di baliknya, terdapat rangkaian kegiatan yang kompleks, terstruktur, dan saling terhubung. Proses ini mencakup berbagai aspek operasional penting, antara lain:

1. Pendaftaran Mahasiswa Baru

   Proses ini adalah pintu gerbang utama bagi calon mahasiswa untuk bergabung dengan perguruan tinggi. Digitalisasi memungkinkan pendaftaran dilakukan secara online, memberikan kemudahan bagi calon mahasiswa untuk mengakses dan menyelesaikan proses administrasi tanpa harus datang langsung ke kampus. Hal ini mempercepat alur verifikasi data dan penerimaan yang transparan.

2. Pengelolaan Data Akademik

   Mulai dari data identitas mahasiswa, histori akademik, hingga informasi administrasi lainnya, digitalisasi memastikan data tersimpan secara terpusat dan aman. Sistem digital memungkinkan update data secara real-time dan mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan data yang sering terjadi pada sistem manual.

3. Proses Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS)

   Pengisian KRS yang dulunya memerlukan interaksi tatap muka dan dokumen fisik, kini dapat dilakukan secara daring dengan sistem yang terintegrasi. Mahasiswa bisa memilih mata kuliah, melihat ketersediaan kuota, dan melakukan konsultasi akademik dengan lebih fleksibel.

4. Penjadwalan Perkuliahan

   Pengaturan jadwal kuliah dan ruang kelas yang kompleks dapat dikelola dengan sistem otomatis yang mengoptimalkan alokasi sumber daya. Hal ini mengurangi bentrok jadwal dan meningkatkan kenyamanan mahasiswa serta dosen.

5. Pelaporan dan Akreditasi

   Digitalisasi juga mengotomatisasi proses pembuatan laporan akademik, keuangan, dan pelaksanaan akreditasi. Dengan data yang terintegrasi, perguruan tinggi dapat menghasilkan laporan valid dan tepat waktu, yang sangat penting untuk memenuhi standar mutu dan regulasi.

Efisiensi Layanan Akademik Pasca Digitalisasi Bukan Sekadar Kecepatan

Penerapan digitalisasi di perguruan tinggi telah mengubah wajah layanan akademik secara menyeluruh. Sistem informasi yang terintegrasi kini memungkinkan proses pendaftaran mahasiswa baru, pengisian KRS, penjadwalan kuliah, hingga pelaporan akademik berjalan jauh lebih cepat dan efisien. Namun, transformasi ini tidak hanya menghadirkan kecepatan dalam proses administrasi, tetapi juga menciptakan nilai tambah lain seperti akurasi data yang lebih tinggi, transparansi layanan, penghematan biaya operasional, serta kemudahan akses bagi seluruh sivitas akademika.

Dengan sistem digital, layanan akademik tidak lagi terjebak dalam birokrasi lambat dan pekerjaan berulang yang rawan kesalahan. Mahasiswa dapat mengakses informasi akademik kapan saja, dosen dapat mengelola kelas dan nilai dengan lebih praktis, dan pimpinan kampus memperoleh data real-time untuk pengambilan keputusan strategis. Semua ini menunjukkan bahwa efisiensi pasca-digitalisasi bukan sekadar soal kecepatan, tetapi tentang kualitas dan kesinambungan layanan secara keseluruhan.

Baca juga: 80,4% Kampus Menilai Automasi Pelaporan dan Akreditasi sebagai Kebutuhan Mendesak

Tantangan yang Harus Diantisipasi

Meski banyak kampus telah merasakan manfaat nyata dari digitalisasi layanan akademik, implementasinya di lapangan masih menghadapi sejumlah tantangan. Hasil survei yang sama menunjukkan bahwa transformasi digital tidak selalu berjalan mulus. Berbagai hambatan struktural dan teknis masih kerap ditemui, seperti:

1. Kesiapan SDM dan Pelatihan

Transformasi digital bukan hanya soal perangkat lunak dan sistem, tetapi juga kesiapan sumber daya manusia yang mengoperasikannya. Sebanyak 72,8% responden menegaskan bahwa pelatihan dan peningkatan kapasitas SDM merupakan faktor kunci keberhasilan digitalisasi. 

Tanpa tenaga yang kompeten dan memiliki literasi digital yang memadai, sistem yang canggih sekalipun tidak akan berjalan optimal. Oleh karena itu, kampus perlu memastikan adanya program pelatihan berkelanjutan bagi staf dan dosen.

2. Infrastruktur Teknologi

Infrastruktur merupakan fondasi utama dalam transformasi digital. Namun, 72,1% institusi pendidikan tinggi masih menghadapi kendala serius dalam hal jaringan internet, server, serta perangkat keras yang memadai. 

Tantangan ini semakin kompleks di perguruan tinggi yang berada di wilayah dengan akses internet terbatas. Keterbatasan infrastruktur dapat menghambat penggunaan sistem digital secara merata dan menyeluruh.

3. Biaya Implementasi

Investasi awal dalam digitalisasi, baik untuk pengadaan sistem, pelatihan SDM, maupun pembangunan infrastruktur, memerlukan biaya yang tidak sedikit. Sebanyak 66,8% responden mengungkapkan bahwa pembiayaan menjadi tantangan tersendiri. 

Tanpa strategi keuangan yang matang, proyek digitalisasi berisiko membebani institusi secara finansial. Di sisi lain, jika dikelola dengan baik, digitalisasi justru dapat menjadi investasi jangka panjang yang menghasilkan efisiensi dan nilai tambah.

Baca juga: Aturan Automasi Akreditasi tentang Batas Penurunan Mahasiswa Baru, Perguruan Tinggi Perlu Waspada

Hasil survei yang menunjukkan bahwa 76% responden melaporkan peningkatan efisiensi layanan akademik pasca-digitalisasi bukan sekadar angka statistik, tetapi mencerminkan perubahan nyata yang telah dirasakan oleh banyak perguruan tinggi di Indonesia. Teknologi digital terbukti mampu mendorong perbaikan signifikan dalam operasional akademik—mulai dari percepatan proses, peningkatan akurasi data, hingga efisiensi biaya dan waktu.

Ke depan, keberhasilan transformasi digital tidak hanya bergantung pada perangkat lunak yang digunakan, tetapi juga pada kesiapan SDM, ketersediaan infrastruktur yang andal, serta pemanfaatan teknologi mutakhir seperti Generative AI dan Learning Management System (LMS) yang terintegrasi. Ketiganya akan menjadi fondasi penting bagi perguruan tinggi dalam menciptakan layanan akademik yang modern, efisien, dan relevan dengan kebutuhan zaman.

Kini saatnya perguruan tinggi tidak berjalan sendiri dalam menghadapi era digital. Bersama SEVIMA, yang telah dipercaya oleh lebih dari 1.200 perguruan tinggi di seluruh Indonesia, Anda dapat memulai atau mempercepat transformasi digital kampus dengan solusi terintegrasi, dukungan teknis yang andal, serta ekosistem yang dirancang khusus untuk pendidikan tinggi. Mari wujudkan layanan akademik yang lebih cerdas dan andal bersama SEVIMA.

Untuk melihat hasil survei secara lengkap, silakan kunjungi tautan berikut: Tren Digitalisasi Kampus di 2025: Hasil Survei 300+ Institusi Pendidikan

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA