Tak Lagi Kejar-kejaran Data, Univet Bantara Ubah Cara Kelola Akademik

SEVIMA.com – Ruang kerja rektor biasanya identik dengan tumpukan agenda rapat dan jadwal yang padat. Tapi di Universitas Veteran Bangun Nusantara (Univet Bantara) Sukoharjo berbeda. 

Ada satu meja yang belakangan ini lebih sering dipenuhi bukan proposal atau surat keputusan, melainkan rekap data akademik: capaian pembelajaran mahasiswa, pemetaan CPL-CPMK, dan evaluasi kurikulum yang biasanya baru muncul menjelang akreditasi.

Bedanya, kali ini data itu tidak muncul karena ada tim asesor yang akan datang.

Fenomena semacam ini sebetulnya jamak ditemui di banyak perguruan tinggi swasta. Data akademik hidup dalam siklus musiman. Ia dikejar habis-habisan menjelang audit mutu, dirapikan semalam suntuk oleh tim akademik, lalu ditinggal sunyi begitu proses penilaian selesai. Tahun berikutnya, ritual yang sama terulang lagi.

Bukan karena pimpinan kampus tidak peduli pada mutu pendidikan yang mereka kelola. Justru banyak rektor dan wakil rektor yang menaruh perhatian besar pada isu ini. 

Yang sering luput dari perhatian adalah cara pandang terhadap data itu sendiri, apakah ia dianggap kewajiban administratif yang datang dan pergi, atau fondasi yang semestinya dirawat sepanjang tahun.

Baca juga: Kampus Kesehatan Punya Beban Administrasi Dua Kali Lipat, dan Banyak yang Belum Sadar Ini Bisa Dikelola Lebih Baik

Cerita dari Balik Meja Rektor

Di Univet Bantara, cara pandang itu perlahan mulai bergeser.

“Sistem itu kami kembangkan bukan dengan paradigma untuk memenuhi kebutuhan akreditasi. Tetapi untuk memenuhi kebutuhan, bagaimana kami bisa mengelola ini dengan baik,” kata Prof. Dr. Farida Nugrahani, M.Hum., Rektor Univet Bantara, saat membuka bahasan sistem data akademik di kampusnya.

Cara pandang ini muncul dari pengalaman yang cukup personal. Menurut Prof. Farida, jabatan fungsional dosen, seperti kenaikan pangkat dari Lektor ke Lektor Kepala, adalah modal penting bagi perguruan tinggi, tapi sering terlewat begitu saja kalau tidak ada yang mengingatkan.

“Jabatan fungsional dosen itu kan modal bagi perguruan tinggi. Kalau mereka tidak diingatkan, kadang-kadang mereka lupa tentang diri mereka sendiri. Sampai sepuluh tahun baru naik pangkat,” ujarnya.

Kegelisahan semacam inilah yang mendorong Univet Bantara mencari sistem yang bisa memberi notifikasi otomatis atas hal-hal yang selama ini luput dari perhatian, alih-alih menunggu masalah itu baru disadari ketika sudah terlambat.

Baca juga: Skema Kampus Saat Masa Transisi Nomenklatur: Apa yang Harus Disiapkan Sebelum Sistem Anda Ketinggalan

Dari Kewajiban Menjadi Kebiasaan

Yang membedakan langkah Univet Bantara bukan sekadar soal disiplin mengisi data lebih awal, melainkan perubahan cara memandang fungsi data itu sendiri. Prof. Farida akhirnya memutuskan untuk memilih mitra sistem informasi akademik untuk membantu kampus mengelola data. Tapi, tidak mudah bagi Prof. Farida untuk memilih mitra.

“Jangan dipikir ini pilihan yang mudah. Ibarat mau milih jodoh, saya mencari tahu ke mana-mana, tanya ke grup rektor, dan itu kasih masukan yang macam-macam, ada yang positif, ada yang tidak,” katanya.

Dari proses penjajakan yang panjang itu, ada satu hal yang menurutnya paling menentukan, bukan sekadar fitur di atas kertas, melainkan kecepatan sistem dalam mengikuti perubahan kebijakan dan regulasi yang terus bergerak di dunia pendidikan tinggi. 

Sebab, secanggih apa pun sebuah sistem, ia akan percuma jika selalu tertinggal setiap kali ada aturan baru dari pemerintah.

Baca juga: Permendiktisaintek 10 Tahun 2026 Resmi Berlaku, Apa Perubahan yang Berdampak bagi Kampus Anda?

Dari Kepatuhan Menuju Aset Strategis

Ketika data akademik dikelola secara berkelanjutan, ia tidak lagi sekadar dokumen pembuktian untuk pihak luar. Tapi sistem ini sudah jadi alat bantu sehari-hari bagi pimpinan kampus dalam mengambil keputusan.

Sejumlah kampus lain yang menempuh langkah serupa juga merasakan pola yang sepadan, evaluasi kurikulum dan penyusunan kebijakan mutu bisa diambil lebih cepat, karena tidak perlu lagi menunggu proses pengumpulan ulang data yang biasanya memakan waktu dan tenaga.

Prof. Farida menyampaikan harapannya ke depan cukup sederhana.

“Harapan saya yang pertama, kebutuhan untuk menjadi unggul itu bisa tercukupi,” ujarnya, merujuk pada upaya Univet Bantara menambah jumlah program studi yang terakreditasi unggul secara bertahap.

Refleksi untuk Kampus Lain

Kisah Univet Bantara sebenarnya bukan sekadar cerita satu kampus. Ia menyimpan pertanyaan yang relevan untuk banyak pimpinan perguruan tinggi swasta lainnya, apakah data akademik di kampus masing-masing sudah dirawat sepanjang tahun, atau masih menunggu dibangunkan setiap kali musim penilaian tiba.

Menjawab pertanyaan ini tidak selalu memerlukan perubahan besar dalam waktu singkat. Langkah paling realistis biasanya dimulai dari pemetaan ulang, bagian data akademik mana yang sudah berjalan baik secara mandiri, dan bagian mana yang masih bergantung pada momentum musiman.

Baca juga: Berapa Biaya Sebenarnya Membangun Sistem Akademik Mandiri? Kalkulasi 3 Tahun yang Sering Tidak Dihitung

Hasil dan Dampak

Pengalaman Univet Bantara menunjukkan bahwa kebutuhan mengelola data akademik secara berkelanjutan amat penting. Mulai dari pemetaan CPL-CPMK, dokumentasi OBE, hingga notifikasi jabatan fungsional dosen, tidak bisa lagi diselesaikan dengan cara kerja yang sifatnya musiman. Di titik inilah keberadaan sistem informasi akademik yang mumpuni menjadi penting.

SEVIMA Platform hadir untuk menjawab kebutuhan tersebut. Sebagai ekosistem sistem informasi akademik yang telah dipercaya oleh lebih dari ribuan perguruan tinggi di Indonesia, SEVIMA Platform membantu kampus mengelola data akademik secara terstruktur dan berkelanjutan. Mulai dari pemetaan CPL-CPMK, pelaporan PDDikti, hingga notifikasi jabatan fungsional dosen. Ini membuat kesiapan data tidak lagi bergantung pada momentum musiman menjelang asesmen.

Keyakinan Prof. Farida terhadap SEVIMA Platform lahir dari pengalaman langsung. “Saya menangkap bahwa program yang ditawarkan SEVIMA ini selalu diperbarui. Begitu ada perubahan aturan, SEVIMA sudah menangkap duluan. Itu yang membuat saya menjadi yakin untuk bergabung,” ujar Prof. Farida.

Baca juga: Tinggalkan Cara Lama, Ini Cara SEVIMA Platform Permudah Pengisian BKD dan Penilaian Dosen 

Bagi pimpinan kampus yang ingin mengevaluasi kesiapan data akademiknya sendiri, ini langkah paling sederhana. Anda bisa memulai dari pemetaan kondisi saat ini. Bagian mana yang sudah berjalan baik, dan bagian mana yang masih membutuhkan penguatan sistem. 

Sebelum siklus akreditasi berikutnya dimulai, coba petakan dulu. Bagian data akademik mana di kampus Anda yang masih bergantung pada momentum musiman, bukan berjalan sepanjang tahun. Titik itulah yang paling layak dibenahi lebih dulu. 

Setiap kampus punya tantangan dan konteks yang berbeda. Jika Bapak/Ibu ingin berdiskusi lebih lanjut mengenai kondisi spesifik di kampus Anda, tim SEVIMA dengan senang hati akan mendengarkan dan berbagi perspektif. Jadwalkan sesi diskusi santai bersama tim kami. 

Diposting Oleh:

Tito SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi