STIE Indonesia Jakarta Pangkas Alur Administrasi lewat Digitalisasi

STIE Indonesia Jakarta mulai merasakan dampak digitalisasi kampus pada persuratan, layanan mahasiswa, dan koordinasi antarunit. Proses yang dulu berlapis kini dibuat lebih ringkas dan mudah ditelusuri.

SEVIMA.com – Service excellent merupakan kata kunci yang menjadi indikator dalam layanan akademik khususnya di STIE Indonesia Jakarta. Sebelumnya, kebutuhan administrasi persuratan yang diperlukan mahasiswa dapat melibatkan lebih dari satu unit. Ini membuat mahasiswa harus mengurus dari satu unit ke unit lain, dan membuat mahasiswa tidak memperoleh layanan secara maksimal.   

Untuk mengatasi masalah yang cukup krusial ini, Wakil Ketua I Bidang Akademik STIE Indonesia Jakarta, Dr. Lies Zulfiati, S.E., M.Si., Ak., CA., mengatakan perlu ada perubahan signifikan pada persuratan dan pelayanan mahasiswa. 

“Digitalisasi sangat membantu, terutama untuk persuratan. Bagi mahasiswa, layanan akademik khususnya di persuratan dapat diberikan dalam satu akses sehingga lebih efisien,” kata Lies.

Contohnya pengajuan cuti. Dalam proses manual, mahasiswa harus memperoleh validasi secara manual dari beberapa bagian, memastikan dokumen sudah diterima, lalu mencari tahu tahapan berikutnya. Kini alurnya dibuat lebih sederhana. 

“Misalnya mahasiswa mau mengajukan cuti. Tidak perlu lagi berpindah-pindah dari satu tempat ke tempat yang lain,” ujarnya.

Mahasiswa cukup masuk melalui satu alur, sementara proses berikutnya berjalan sesuai bagian yang berwenang. Bagi mahasiswa, itu berarti layanan lebih sederhana. Bagi kampus, dampaknya lebih besar lagi.

Baca juga: Unika Santu Paulus Ruteng Resmi Jalin Kerja Sama dengan SEVIMA untuk Perkuat Digitalisasi Akademik

Tak Lagi Sibuk Mencari Berkas

Dalam proses administrasi manual, pekerjaan sering kali tidak berhenti pada isi dokumen. Staf juga harus memastikan berkas sudah sampai, mencari siapa yang memegangnya, mengonfirmasi status, lalu meneruskannya ke bagian berikutnya.

“Dari sisi kampus juga sangat terbantu. Menjadi lebih efisien,” kata Lies.

Dengan alur digital, sebagian proses tersebut dapat tercatat dalam sistem. Staf tidak perlu terus-menerus mengandalkan konfirmasi manual karena setiap bagian dapat mengetahui pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti. Efisiensi, dengan begitu, bukan hanya soal lebih cepat, tetapi juga memangkas pekerjaan berulang yang sebenarnya bisa dihindari.

Digitalisasi juga memudahkan kampus melacak proses. Dalam administrasi manual, satu pertanyaan sederhana bisa memakan waktu: dokumennya sekarang ada di mana?

“Prosesnya menjadi lebih transparan. Kita bisa mengetahui sudah sampai mana dan prosesnya bagaimana,” ujar Lies.

Setiap bagian tetap memiliki kewenangan masing-masing. Namun, pihak yang terlibat dapat melihat apakah sebuah proses sudah selesai, masih berjalan, atau menunggu tindak lanjut. Arsip pun lebih mudah ditemukan.

“Kalau sudah digital, penelusuran dokumen dan arsip juga menjadi lebih mudah,” katanya.

Bagi kampus, perkara arsip bukan urusan kecil. Surat, persetujuan, maupun riwayat administrasi bisa kembali dibutuhkan untuk pelayanan mahasiswa, pelaporan, pemeriksaan, atau kebutuhan pimpinan. Jika semua bergantung pada berkas fisik dan mengandalkan ingatan pegawai, pekerjaan akan lebih lama, bahkan mungkin nyaris tiada ujungnya.

Antarbagian Jadi Lebih “Nyambung”

Satu hal yang paling ditekankan STIE Indonesia Jakarta justru bukan soal kecepatan, melainkan sinergi.

“Yang penting itu sinerginya. Karyawan menjadi tahu, dalam tanda kutip, apa yang dilakukan pihak atau bagian lain,” kata Lies.

Satu layanan mahasiswa hampir tidak pernah selesai di satu meja. Urusan akademik bisa berkaitan dengan administrasi. Administrasi dapat bersinggungan dengan keuangan. Pada tahap tertentu, proses juga bisa membutuhkan persetujuan pimpinan.

Masalah muncul ketika setiap bagian bekerja seperti jalur yang terpisah. Informasi mudah putus dan koordinasi harus dimulai berulang kali dari awal.

“Misalnya antara keuangan dan administrasi. Kita menjadi tahu apa yang dilakukan bagian lain. Itu yang kemudian membuat sinergi,” ujarnya.

Digitalisasi kampus membuat hubungan antarbagian itu lebih terlihat. Akademik tetap mengurus akademik, administrasi tetap menjalankan fungsi administrasi, dan keuangan tetap memiliki kewenangannya sendiri. Bedanya, masing-masing tidak lagi bekerja seperti pulau yang saling terpisah. Mereka dapat memahami kapan pekerjaan satu bagian selesai dan kapan bagian lain harus bergerak.

Di situlah teknologi mulai mengubah cara kerja kampus, bukan sekadar cara menyimpan dokumen.

Baca juga: Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Payung Negeri Aceh Darussalam Resmi Kerja Sama dengan SEVIMA, Siap Digitalisasi Sektor Akademik

Jangan Cuma Memindahkan Birokrasi ke Layar

Digitalisasi kampus tidak otomatis membuat layanan menjadi sederhana. Kalau alur yang panjang hanya dipindahkan dari formulir kertas ke formulir digital, hasilnya tetap sama: birokrasi panjang dengan tampilan lebih modern.

Nilai digitalisasi baru terasa ketika teknologi juga memangkas proses yang tidak perlu. STIE Indonesia Jakarta memulainya dari kebutuhan yang dekat dengan aktivitas sehari-hari, seperti persuratan dan layanan administrasi mahasiswa.

Dari proses semacam itu, kampus dapat melihat tahapan mana yang terlalu panjang, pekerjaan mana yang berulang, serta bagian mana yang sebenarnya harus lebih terhubung. Transformasi juga tidak harus dilakukan sekaligus. 

“Kampus dapat memulainya dari proses yang paling sering digunakan dan paling banyak melibatkan perpindahan dokumen,” ujar Lies.

Digitalisasi Kampus Sebaiknya Jangan Ditunda Lagi

Bagi perguruan tinggi yang masih ragu, Lies menilai perkembangan teknologi membuat digitalisasi semakin sulit ditunda.

“Sekarang memang sudah eranya teknologi. Jadi kalau kampus masih bingung atau ragu untuk digitalisasi, jangan ragu,” katanya.

Menurutnya, transformasi serupa juga sudah dilakukan banyak perguruan tinggi. “Sudah banyak kampus yang melakukan ini,” ujarnya.

Bagi kampus yang belum memulai, langkah pertama bisa dimulai dengan memetakan satu proses administrasi yang paling sering membuat mahasiswa atau staf mondar-mandir dan paling banyak menyita waktu. Masalah itu bisa dijadikan titik awal digitalisasi. 

Namun, ada satu syarat yang tidak boleh diabaikan: keamanan data. Perguruan tinggi mengelola data mahasiswa, akademik, administrasi, hingga keuangan. Karena itu, sistem yang digunakan tidak cukup hanya praktis. Data juga harus terlindungi.

Dalam proses digitalisasinya, STIE Indonesia Jakarta memanfaatkan platform akademik terpadu SEVIMA. Platform ini menghubungkan alur persuratan, akademik, dan keuangan dalam satu sistem yang sama, sehingga status satu pengajuan bisa terlihat oleh semua bagian terkait tanpa harus dicek manual satu per satu. 

“Data harus aman. Apalagi kalau dibantu SEVIMA, kami juga lebih yakin,” pungkas Lies.

Diposting Oleh:

Tito SEVIMA

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform.

Jadwalkan Diskusi