Perguruan Tinggi Harus Memahami Model Layanan SaaS dan Open Source

SEVIMA.COM – Di tengah transformasi digital yang melanda dunia pendidikan tinggi, perguruan tinggi semakin dituntut untuk beradaptasi dengan cepat dan cerdas. Salah satu aspek penting dalam proses adaptasi ini adalah pengelolaan layanan teknologi informasi (TI) yang efektif dan berkelanjutan.

Dalam memilih solusi TI, perguruan tinggi dihadapkan pada keputusan krusial: menentukan model layanan yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas institusi. Pilihan ini bukan hanya soal teknologi, tetapi juga berkaitan dengan strategi jangka panjang kampus dalam meningkatkan layanan akademik dan administratif.

Dua model layanan TI yang sering menjadi sorotan adalah Software as a Service (SaaS) dan Open Source. Keduanya menawarkan keunggulan masing-masing, namun juga membawa tantangan yang perlu dipertimbangkan secara matang sesuai konteks perguruan tinggi.

Lantas, bagaimana dengan gambaran komprehensif mengenai kelebihan dan tantangan dari masing-masing model, agar kampus dapat membuat keputusan strategis yang tepat dalam menghadapi tantangan transformasi digital ini? Mari ulas di bawah ini. 

Apa Itu SaaS dan Open Source?

1. Model Software as a Service (SaaS)

Software as a Service atau SaaS merupakan model layanan perangkat lunak berbasis cloud yang memungkinkan pengguna untuk mengakses aplikasi melalui internet tanpa perlu menginstalnya secara lokal pada server atau perangkat. 

Model penyedia layanan SaaS seperti ini, memudahkan pengguna untuk mengelola seluruh aspek perangkat lunak, mulai dari pengembangan, pemeliharaan, pembaruan, hingga penyimpanan data. Dengan demikian, pengguna hanya perlu membayar biaya berlangganan untuk mengakses dan menggunakan aplikasi tersebut.

1.1 Penerapan SaaS di Perguruan Tinggi

Penerapan SaaS di perguruan tinggi bisa dilihat dari beberapa contoh berikut ini, di antaranya:

• LMS berbasis cloud. Misalnya, platform Google Classroom dan Edlink, yang memungkinkan pengelolaan pembelajaran jarak jauh dengan fitur seperti manajemen materi, ujian online, dan komunikasi antara dosen dan mahasiswa.
• Sistem Keuangan. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis cloud yang mengelola administrasi keuangan, penggajian, dan anggaran kampus seperti EduFin dan Oracle Cloud ERP.
• Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM).  Platform berbasis cloud untuk mengelola absensi, gaji, dan data karyawan, seperti Workday.

1.2 Keuntungan Penerapan SaaS di Perguruan Tinggi

Di dunia perguruan tinggi, penerapan model ini menawarkan sejumlah keuntungan yang dapat memberikan dampak positif, antara lain:

• Hemat Waktu: Pengelolaan TI dilakukan oleh penyedia layanan, sehingga kampus tidak perlu mengalokasikan banyak waktu untuk pemeliharaan dan pembaruan perangkat lunak.
• Dukungan Teknis: Pengguna mendapatkan dukungan teknis dari penyedia layanan, termasuk pembaruan dan pemeliharaan berkala, yang meminimalkan gangguan.
• Skalabilitas: SaaS memungkinkan kampus untuk dengan mudah meningkatkan atau menurunkan kapasitas sesuai dengan kebutuhan, sehingga lebih fleksibel dalam menghadapi pertumbuhan pengguna atau perubahan kebutuhan.

Namun, ada beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, antara lain:

• Tergantung Vendor: Kampus bergantung pada vendor untuk layanan, pembaruan, dan ketersediaan aplikasi. Ini berarti jika penyedia mengalami gangguan atau masalah finansial, layanan dapat terpengaruh.
• Biaya Langganan: Meskipun dapat menghemat biaya awal, model SaaS mengharuskan kampus untuk terus membayar biaya berlangganan yang dapat meningkat seiring waktu, tergantung pada fitur dan jumlah pengguna.

Baca juga: Transformasi Pendidikan Tinggi di Era Digital: Solusi SaaS untuk Meningkatkan Efisiensi Kampus

2. Model Open Source

Berbeda dengan model Saas, model Open Source mengacu pada perangkat lunak yang kode sumbernya dapat diakses, dimodifikasi, dan didistribusikan oleh siapa saja secara bebas. Pengguna bebas untuk menyesuaikan aplikasi sesuai kebutuhan mereka dan tidak terikat pada penyedia tertentu. Perangkat lunak ini sering didukung oleh komunitas pengguna dan pengembang yang aktif.

2.1 Penerapan Open Source di Kampus

• Learning Management System (LMS): Platform yang bersifat open source dan banyak digunakan di perguruan tinggi untuk mengelola kursus online, ujian, dan interaksi antara pengajar dan mahasiswa, misalnya Moodle.
• Sistem manajemen perpustakaan open source, yang membantu kampus dalam mengelola koleksi perpustakaan, peminjaman, dan katalog buku secara efektif. Dalam penerapannya, contohnya Koha.
• WordPress: Digunakan untuk pembuatan website kampus, portal informasi, dan publikasi penelitian, dengan fleksibilitas tinggi dalam desain dan fungsionalitas.

2.2 Keuntungan Penerapan Open Source di Kampus

Ketika diterapkan di perguruan tinggi, model ini membawa berbagai keuntungan yang dapat dirasakan secara langsung, di antaranya:

• Fleksibel: Karena kode sumber terbuka, kampus dapat menyesuaikan aplikasi sesuai kebutuhan spesifik mereka, seperti menambah atau mengubah fitur yang ada.
• Tanpa Biaya Lisensi: Tidak ada biaya lisensi atau langganan yang harus dibayar untuk menggunakan perangkat lunak open source, sehingga kampus dapat menghemat anggaran.
• Komunitas Aktif: Perangkat lunak open source sering didukung oleh komunitas yang besar dan aktif. Komunitas ini dapat memberikan bantuan, berbagi solusi, dan mengembangkan fitur baru secara berkelanjutan.Sementara kekurangannya antara lain:

• Butuh Tim Teknis Internal: Kampus perlu memiliki tim teknis internal yang mampu mengelola, memodifikasi, dan memelihara perangkat lunak, karena tidak ada dukungan langsung dari vendor.
• Potensi Keamanan: Meskipun perangkat lunak open source dapat diaudit oleh siapa saja, risiko potensi celah keamanan dapat muncul jika tidak diperbarui atau diawasi secara rutin. Kampus harus memastikan bahwa perangkat lunak yang digunakan selalu dalam versi terbaru dan bebas dari kerentanannya.

Perbandingan antara SaaS dan Open Source, Mana yang Menguntungkan?

Apabila ingin mengetahui kedua perbandingan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diketahui, antara lain:

• Melihat Biaya Total Kepemilikan Total Cost of Ownership (TCO)

Dilihat dari biaya  TCO, SaaS cenderung memiliki biaya berlangganan yang dapat meningkat seiring waktu, sedangkan Open Source tidak membutuhkan biaya lisensi. Namun, Open Source memerlukan investasi dalam hal waktu dan sumber daya untuk pengelolaan dan pengembangan, yang harus dipertimbangkan dalam perhitungan biaya total kepemilikan.

• Keamanan dan Compliance

Dari segi keamanan dan compliance, SaaS biasanya menawarkan tingkat keamanan yang tinggi dan mematuhi standar compliance tertentu, karena vendor SaaS mengelola semua aspek keamanan dan pembaruan. 

Sebaliknya, untuk Open Source, kampus harus mengelola sendiri aspek keamanan dan kepatuhan terhadap regulasi, yang bisa meningkatkan risiko jika tidak ditangani dengan baik.

• Skalabilitas dan Integrasi dengan Sistem Lain

Di sisi skalabilitas dan integrasi dengan sistem lain, SaaS menawarkan kemudahan dalam skalabilitas, memungkinkan kampus untuk menambah kapasitas atau fitur sesuai kebutuhan. 

Open Source lebih fleksibel dalam hal integrasi dengan sistem internal kampus, meskipun bisa memerlukan lebih banyak waktu dan keterampilan teknis untuk melakukannya.

• Kesiapan SDM Internal

Jika kampus tidak memiliki tim IT yang memadai, SaaS bisa menjadi pilihan yang lebih baik karena tidak memerlukan pengelolaan teknis yang intensif. Di sisi lain, jika kampus memiliki tim IT yang cukup kuat, Open Source bisa memberikan kontrol yang lebih besar atas sistem yang digunakan.

• Kecepatan Implementasi dan Dukungan

SaaS dapat diimplementasikan lebih cepat karena sistem sudah siap pakai dan tidak memerlukan pengelolaan infrastruktur. Open Source, meskipun fleksibel, biasanya memerlukan lebih banyak waktu untuk implementasi, terutama jika ada kebutuhan untuk modifikasi atau pengembangan lebih lanjut.

Kapan Kampus Sebaiknya Memilih SaaS?

SaaS menawarkan solusi ideal bagi perguruan tinggi yang membutuhkan sistem cepat dan mudah diimplementasikan, terutama bagi institusi dengan keterbatasan sumber daya manusia (SDM) di bidang IT. 

Model ini sangat cocok untuk pengelolaan sistem strategis, seperti keuangan, Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB), dan pelaporan akreditasi, yang membutuhkan efisiensi dan kemudahan akses. Dengan SaaS, kampus dapat langsung mengakses layanan tanpa perlu repot dengan pengelolaan perangkat keras atau perangkat lunak yang kompleks.

Selain itu, SaaS lebih cocok bagi perguruan tinggi yang ingin fokus pada hasil dan outcome yang lebih besar, daripada terlibat dalam pengelolaan teknis sehari-hari. Model ini memungkinkan kampus untuk mengalihkan perhatian mereka dari aspek teknis dan lebih fokus pada pengembangan akademik dan operasional, sekaligus memastikan bahwa sistem yang digunakan selalu diperbarui dan didukung oleh penyedia layanan.

Baca juga: SEVIMA Platform Mendemokratisasi Pendidikan Tinggi Indonesia dengan Sistem Akademik berbasis SaaS

Kapan Open Source Menjadi Pilihan yang Tepat?

Open Source menjadi pilihan tepat bagi perguruan tinggi yang memiliki tim IT yang kuat dan ingin memiliki kontrol penuh atas sistem yang mereka gunakan. Model ini memungkinkan kampus untuk menyesuaikan dan mengembangkan sistem sesuai kebutuhan spesifik mereka, memberikan fleksibilitas tinggi dalam hal fitur dan fungsionalitas. 

Open Source juga memberikan kebebasan untuk mengelola serta memperbarui sistem tanpa ketergantungan pada vendor eksternal.

Selain itu, Open Source sangat ideal untuk perguruan tinggi yang terlibat dalam proyek riset dan pengembangan, atau bagi kampus dengan anggaran terbatas yang membutuhkan solusi yang dapat disesuaikan. 

Meskipun memerlukan waktu lebih lama untuk implementasi dan pemeliharaan, model ini menawarkan nilai lebih dalam hal biaya dan kontrol, membuatnya cocok bagi institusi yang siap menginvestasikan waktu dan sumber daya untuk pengelolaan teknis.

Melakukan asesmen kebutuhan kampus secara objektif merupakan langkah awal yang sangat penting dalam memilih solusi teknologi yang tepat. Dengan pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan spesifik, perguruan tinggi dapat menentukan pilihan yang paling sesuai dengan kondisi dan tujuan mereka. 

Namun, keputusan yang diambil tidak hanya harus mempertimbangkan kebutuhan saat ini, tetapi juga harus memperhitungkan visi digital kampus dalam jangka panjang. Dengan merencanakan dan memilih teknologi yang mendukung perkembangan dan transformasi digital secara berkelanjutan, kampus dapat memastikan kemajuan yang lebih terarah dan efisien di masa depan.

Bagi perguruan tinggi yang sedang mempertimbangkan pilihan antara SaaS dan Open Source, penting untuk melibatkan penyedia layanan teknologi yang memahami konteks dan kebutuhan pendidikan tinggi. 

Kampus dapat mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan penyedia SaaS lokal yang memiliki pemahaman mendalam tentang regulasi dan tantangan yang dihadapi oleh perguruan tinggi di Indonesia. 

Salah satunya ada SEVIMA Platform, yang telah berpengalaman dalam menyediakan solusi teknologi pendidikan yang terintegrasi dan sesuai dengan kebutuhan spesifik perguruan tinggi di tanah air, sehingga memudahkan implementasi dan mendukung transformasi digital di kampus. Penasaran dengan fitur SEVIMA Platform? Yuk klik link berikut ini https://sevima.com/layanan/.

Sumber gambar: Canva

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA