5 Tantangan Terbesar dalam Pengelolaan Data Mahasiswa dan Cara Mengatasinya 

SEVIMA.COM – Di balik layar transformasi digital perguruan tinggi, Chief Information Officer (CIO) memiliki peran krusial dalam menjaga keandalan dan keamanan sistem informasi yang menopang seluruh operasional kampus. Salah satu tugas terpenting mereka adalah memastikan bahwa data mahasiswa yang mencakup data akademik, keuangan, hingga aktivitas kampus dikelola secara aman, akurat, dan efisien.

Namun, di tengah perkembangan teknologi yang dinamis, tuntutan transparansi, dan regulasi yang terus berubah, CIO perguruan tinggi menghadapi sejumlah tantangan fundamental yang memerlukan perhatian serius tentang pengelolaan data. 

Untuk menggali lebih dalam persoalan ini sekaligus merumuskan solusi bersama, SEVIMA mewawancarai beberapa CIO dan tokoh kunci dalam pengelolaan data kampus, seperti Dr. Jimmy, S.T., M.I.S., CISA., Direktur Sistem Informasi Manajemen Universitas Surabaya (UBAYA); Bagus Jati Santoso, Ph.D., Direktur Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi – Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya; serta sekilas informasi dari Dr. Ucuk Darusalam, S.T., M.T., Wakil Rektor Bidang Akademik, Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Siber Asia (UNSIA). Wawancara dilakukan secara terpisah pada waktu dan tempat yang berbeda.

Ketiganya sepakat bahwa tantangan dalam pengelolaan data mahasiswa tidak hanya bersifat teknis, tetapi juga mencakup aspek tata kelola, kepatuhan terhadap regulasi, hingga koordinasi lintas unit yang kerap menjadi batu sandungan.

Dalam artikel ini, mari kita simak terkait lima tantangan terbesar dalam pengelolaan data mahasiswa dari perspektif CIO perguruan tinggi, disertai solusi konkret dari pimpinan perguruan tinggi ternama.

5 Tantangan Utama dalam Pengelolaan Data Mahasiswa

1. Ketergantungan pada Infrastruktur Internet yang Stabil

Pengelolaan data mahasiswa sangat bergantung pada koneksi internet yang stabil dan cepat. Tanpa infrastruktur internet yang memadai, seluruh sistem informasi yang digunakan untuk mengelola data mahasiswa tidak dapat berjalan dengan optimal. 

Jimmy menyebutkan bahwa kebutuhan untuk selalu online dan dapat mengakses data secara real-time tidak bisa dihindari, baik untuk tujuan pengambilan data maupun pelaporan kepada pemerintah.

“Kebutuhan internet adalah kebutuhan yang tidak bisa dihindari. Kehandalan jaringan internet harus diperhatikan untuk menjalankan dan mengelola sistem informasi,” ujar Dr. Jimmy saat di wawancarai SEVIMA pada, Senin (12/05).

Agar dapat mengatasi tantangan ini, perguruan tinggi perlu memastikan bahwa infrastruktur jaringan yang ada mendukung kelancaran operasional. Hal ini mencakup penyediaan akses internet yang stabil serta penggunaan sistem cadangan untuk memastikan kontinuitas layanan. Perguruan tinggi juga perlu terus berinvestasi dalam pembaruan teknologi untuk memenuhi kebutuhan data mahasiswa secara efektif.

“Untuk merealisasikannya, perguruan tinggi harus menyediakan internet stabil, sistem cadangan yang handal, dan terus memperbarui teknologi untuk memenuhi kebutuhan data mahasiswa secara optimal,” ujarnya. 

Baca juga: Prosedur Perubahan Data Mahasiswa (PDM) Jenis Keluar di PDDikti

2. Kompleksitas Pelaporan ke Instansi Pemerintah

Perguruan tinggi diwajibkan untuk menyampaikan pelaporan rutin ke Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDikti). Namun, pelaporan ini sering terhambat karena sistem di dalam kampus belum terintegrasi dengan baik.

“Perguruan tinggi memiliki kebutuhan untuk menyampaikan pelaporan rutin ke PDDikti. Namun, proses ini sering kali belum berjalan optimal karena terkendala sistem yang belum terintegrasi. Untuk mengatasinya, perguruan tinggi perlu memiliki sistem informasi yang terhubung langsung dengan sistem pelaporan pemerintah,” jelas Bagus Jati dalam wawancara daring, Senin (12/05)

Solusinya, Bagus Jati juga menekankan pentingnya memiliki sistem yang dapat menyesuaikan diri dengan perubahan regulasi pemerintah akan menambah keefektifan kinerja tanpa mengganggu operasional harian. Dengan menggunakan sistem informasi yang fleksibel dan mengikuti berbagai perubahan regulasi akan membantu perguruan tinggi dalam mengelola sistem informasi akademik.

“Perguruan tinggi butuh sistem informasi terintegrasi yang bisa beradaptasi cepat dengan perubahan regulasi pemerintah tanpa mengganggu operasional harian. Sehingga fleksibilitas dan update sistem menjadi kunci utama,” imbuhnya.

3. Regulasi Pemerintah yang Cepat dan Kerap Berubah

Dalam diskusi seputar tantangan pengelolaan sistem informasi di perguruan tinggi, Jimmy menyoroti salah satu tugas krusial yang kerap dihadapi oleh pengelola sistem, yaitu memenuhi kewajiban pelaporan. Pelaporan ini bukan hanya bersifat rutin, tetapi juga memiliki standar dan format yang ketat, serta tenggat waktu yang tidak bisa ditawar. 

Namun, tantangan tersebut semakin kompleks dengan adanya dinamika regulasi pemerintah yang terus berubah. Pemerintah secara berkala mengeluarkan peraturan atau kebijakan baru yang pastinya juga berdampak langsung pada sistem pelaporan, baik dari sisi format, metode pengiriman, hingga jenis data yang harus dilaporkan. 

“Perubahan regulasi pemerintah sering berubah. Kampus dituntut untuk segera menyesuaikan sistemnya agar tidak terhambat dalam pelaporan. Jika tidak, akan ada sanksi administratif yang bisa merugikan perguruan tinggi itu sendiri.” 

Senada dengan Jimmy, Dr. Ucuk Darusalam, Wakil Rektor Universitas Cyber Asia (UNSIA), juga menyoroti hal ini. Diinformasikan oleh Ucuk, peraturan ini bisa menjadi sebuah ujung tombak perubahan pendidikan digital yang luar biasa bagi pendidikan tinggi Indonesia, namun baru didesain pada 2020 silam.

“Peraturan pemerintah mengenai cyber university baru didesain sekitar 2020 silam. Padahal apabila peraturan ini dikaji lebih dalam bisa membantu pendidikan tinggi di Indonesia menuju cyber university yang siap bersaing secara global,” ungkap Dr. Ucuk Darusalam dari UNSIA pada (26/05).

Dalam pernyataannya Jimmy menambahkan, bahwa para pengelola sistem harus selalu siaga dan siap mengantisipasi perubahan tersebut agar tidak mengganggu proses administrasi dan pelaporan.

Tak hanya pengelola sistem yang terdampak, perubahan regulasi ini juga berimbas pada para pengguna akhir seperti dosen, tenaga kependidikan, dan operator prodi. Mereka harus menyesuaikan kebiasaan kerja dan memahami prosedur baru yang belum tentu mereka pahami sepenuhnya. 

Oleh sebab itu, Ia menjelaskan bahwa perguruan tinggi bisa memilih sistem informasi akademik (SIAKAD) yang sudah terintegrasi dan tentunya juga update dengan regulasi terbaru dari pemerintah. 

4. Ancaman Keamanan Siber yang Semakin Serius

Keamanan data mahasiswa menjadi salah satu tantangan yang paling kritikal dalam pengelolaan data. Jimmy mengungkapkan bahwa menjaga agar data mahasiswa tidak dicuri atau disalahgunakan adalah prioritas utama dalam sistem informasi yang diterapkan. Di era digital ini, ancaman terhadap keamanan data sangat nyata, sehingga perguruan tinggi harus memiliki sistem yang dapat melindungi data mahasiswa secara maksimal.

“Ancaman terhadap keamanan data sangat nyata, sehingga perguruan tinggi harus memiliki sistem yang dapat melindungi data mahasiswa secara maksimal agar tidak terjadi berbagai ancaman, mulai ransonware, hacking dan berbagai kendala lainnya. Belum lagi kebutuhan manajemen data, ” imbuh Jimmy. 

Untuk menyelesaikan masalah ini, Jimmy menekankan pentingnya pengimplementasian sistem keamanan yang sangat ketat untuk melindungi informasi pribadi mahasiswa. 

“Keamanan di perguruan tinggi perlu diperkuat dengan penunjukan pihak yang bertanggung jawab atas perlindungan data. Selain itu, penggunaan media sosial untuk mengirimkan data harus dikurangi demi menjaga integritas dan kerahasiaan informasi,” imbuhnya. 

Baca juga: Tingkatkan Keamanan! SEVIMA Platform Kini Dilengkapi MFA (Multi-Factor Authentication)

5. Minimnya Sinergi Antar Unit Kampus

Terakhir, Bagus Jati mengungkapkan, bahwa tantangan pengelolaan data juga berasal dari internal kampus itu sendiri. Masih banyak unit yang bekerja dan tidak memiliki standar interoperabilitas yang baik.

“Salah satu masalah yang sering dihadapi dalam pengelolaan data adalah kurangnya koordinasi dan pertanggungjawaban di antara berbagai pihak dalam perguruan tinggi. Pimpinan perguruan tinggi harus memastikan bahwa setiap unit, mulai dari fakultas hingga program studi, bekerja sama dengan baik dalam menggunakan data yang ada. Tanpa sinergi yang baik antar pihak, pengelolaan data bisa menjadi tidak efisien,” ujar Bagus Jati.

Solusinya, Ia menyebutkan bahwa belum semua kampus memiliki Standard Operating Procedure (SOP) dan Service Level Agreement (SLA) yang memastikan keterhubungan data antar unit.

Agar kondisi ini tak berlarut, Bagus Jati menyarankan agar kampus menyusun dokumen SOP dan SLA lintas unit. Ini akan membantu perguruan tinggi melakukan sinergi dengan optimal. 

“Dengan adanya SOP dan SLA yang terstruktur, proses pengelolaan data akan berjalan dengan lebih baik dan lebih terkoordinasi. Sehingga SOP dan SLA ini akan lebih baik apabila dimiliki oleh lintas unit,” ujarnya.

SLA juga berguna untuk mengatur waktu respons dan penyelesaian masalah data antar unit. Menurutnya, dokumen ini adalah prasyarat bagi kampus yang ingin menerapkan sistem informasi yang sehat dan efisien.

Data Mahasiswa sebagai Aset Strategis Kampus

Di tengah kompleksitas dunia pendidikan tinggi, data mahasiswa bukan hanya kumpulan angka di sistem akademik. Ia adalah dasar pengambilan kebijakan, bahan evaluasi mutu, dan syarat wajib untuk akreditasi serta hibah. Karena itu, tantangan dalam pengelolaannya harus ditanggapi secara strategis.

Pengalaman para CIO menunjukkan bahwa solusi tidak hanya datang dari alat, tapi juga dari cara kampus mengatur strategi, komunikasi, dan adaptasi. 

Seperti disampaikan oleh Bagus Jati, penerapan teknologi yang tepat, kebijakan yang mendukung, serta kolaborasi yang baik antar semua pihak adalah kunci untuk mengatasi tantangan-tantangan tersebut dan memastikan pengelolaan data mahasiswa berjalan dengan efisien dan aman.

“Selain kolaborasi yang berjalan lancar, dibutuhkan juga komunikasi yang tepat agar proses kolaborasi antar pimpinan, unit, dan civitas akademika lainnya lebih terarah,” tutupnya.

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA