80,4% Kampus Menilai Automasi Pelaporan dan Akreditasi sebagai Kebutuhan Mendesak

SEVIMA.COM – Di sebuah ruangan kecil di pojok gedung rektorat, Rina, seorang staf Lembaga Penjaminan Mutu di sebuah kampus swasta menatap layar Excel dengan raut lelah. Tumpukan dokumen borang akreditasi memenuhi mejanya. 

Sudah dua minggu ia pulang larut malam, menyiapkan data untuk asesmen lapangan yang tinggal hitungan hari. Tapi setiap kali ia merasa hampir selesai, muncul permintaan revisi dari prodi lain, atau ditemukan data yang tidak sinkron dengan sistem pusat. 

“Kenapa sih semuanya harus serba manual? Bukankah ini bisa lebih cepat kalau sistemnya saling terhubung?” gumamnya, frustasi. 

Cerita Rina bukanlah cerita tunggal. Di balik keberhasilan akreditasi kampus, tersembunyi kerja keras tim-tim kecil yang berjuang dengan keterbatasan waktu, tenaga, dan sistem. 

Tak mengherankan jika dalam survei yang dilakukan SEVIMA terhadap 300+ pimpinan dan civitas akademika perguruan tinggi, sebanyak 80,4% kampus menyatakan bahwa automasi pelaporan dan akreditasi merupakan kebutuhan yang mendesak. Hal ini bukan semata-mata persoalan efisiensi, tetapi juga berkaitan erat dengan keberlangsungan dan daya saing institusi pendidikan tinggi di era digital.

Baca juga: Aturan Automasi Akreditasi tentang Batas Penurunan Mahasiswa Baru, Perguruan Tinggi Perlu Waspada

Beban Administratif Menghambat Fokus pada Pendidikan

Selama bertahun-tahun, pelaporan akademik dan akreditasi di perguruan tinggi masih banyak dilakukan secara manual. Setiap periode pelaporan, unit seperti LPM, BAAK, fakultas, dan prodi harus menyusun dokumen borang tebal, memverifikasi indikator, serta memastikan data sinkron dan sesuai kenyataan.

Proses yang mengandalkan input manual dan koordinasi lewat spreadsheet membuat waktu dan tenaga tersedot ke pekerjaan administratif yang repetitif. Dosen dan tenaga kependidikan yang seharusnya fokus pada pembelajaran dan tridarma, kerap harus berkutat dengan pengumpulan dan validasi data, serta menyesuaikan format laporan yang terus berubah mengikuti regulasi.

Akibatnya, fungsi strategis kampus seperti pengembangan kurikulum dan peningkatan mutu SDM terhambat. Tekanan waktu saat akreditasi pun menambah beban kerja dan stres bagi tim pelaksana.

Di sisi lain, proses manual meningkatkan risiko kesalahan input yang dapat mempengaruhi hasil akreditasi, keterlambatan pelaporan ke PDDIKTI, serta ketidaksesuaian antara data aktual dengan yang tercatat di sistem nasional. Padahal, akurasi dan keterlacakan data kini menjadi aspek krusial dalam evaluasi kelembagaan.

Tiga Alasan Mengapa Automasi Menjadi Kebutuhan Mendesak

Survei yang dilakukan SEVIMA terhadap ratusan kampus di Indonesia mengungkap fakta penting: lebih dari 80,4 % kampus menganggap bahwa automasi pelaporan dan akreditasi adalah kebutuhan mendesak di tahun 2025. 

Data ini tidak hadir secara tiba-tiba, melainkan mencerminkan kondisi nyata dan tekanan sistemik yang dialami oleh perguruan tinggi. Ada tiga faktor utama yang mendorong kebutuhan akan automasi ini:

1. Tekanan Regulasi dan Kebutuhan Kepatuhan

Perguruan tinggi beroperasi di bawah regulasi ketat dari berbagai lembaga: mulai dari Kementerian Pendidikan, Dikti, BAN-PT, hingga LAM Prodi. Masing-masing memiliki standar, indikator, dan sistem pelaporan tersendiri yang menuntut data yang mutakhir, terverifikasi, dan sinkron antara platform. 

Di era integrasi sistem digital, inkonsistensi data antar unit atau keterlambatan dalam input ke PDDIKTI bisa berujung pada sanksi administratif, keterlambatan penerbitan SK prodi, hingga penghambat proses akreditasi.

Automasi hadir sebagai jawaban atas kebutuhan ini. Dengan sistem yang mampu menarik, mengolah, dan menyajikan data secara real-time, kampus dapat lebih siap menjawab tuntutan regulasi dan meningkatkan kualitas pelaporan mereka secara signifikan.

2. Efisiensi Operasional dan Pengurangan Human Error

Proses manual pelaporan sangat rawan kesalahan. Mulai dari kesalahan ketik, duplikasi data, hingga kehilangan dokumen penting. Kesalahan-kesalahan kecil ini dapat berdampak besar ketika berhadapan dengan asesor atau dalam proses audit eksternal. Automasi mampu menghilangkan sebagian besar titik-titik rawan tersebut, karena sistem akan memvalidasi data secara otomatis dan memastikan integritas data dari hulu ke hilir.

Selain itu, automasi juga menyederhanakan alur kerja antar unit, memungkinkan data ditarik dari sistem utama tanpa harus dikompilasi ulang. Hal ini mempercepat proses pelaporan, mengurangi beban kerja administratif, dan membebaskan waktu bagi SDM kampus untuk fokus pada tugas yang lebih strategis.

3. Persaingan dan Tuntutan Akreditasi Unggul

Di tengah meningkatnya persaingan antar perguruan tinggi, status akreditasi menjadi penanda kualitas dan daya saing institusi. Kampus dengan sistem pelaporan dan manajemen mutu yang kuat memiliki peluang lebih besar untuk meraih akreditasi unggul, karena mereka dapat menyajikan data dan dokumen pendukung secara konsisten, lengkap, dan meyakinkan.

Perubahan regulasi yang mendorong transisi akreditasi dari BAN-PT ke lembaga Akreditasi Mandiri (LAM) Prodi juga membuat kampus harus lebih siap dalam menyesuaikan diri terhadap sistem dan standar baru. Kampus yang sudah menerapkan automasi akan jauh lebih adaptif dan tanggap dalam merespons perubahan tersebut.

Baca juga: Prodi Tidak Lolos Perpanjangan Akreditasi, Apakah Surat Keputusan (SK) Prodi Akan Dicabut? 

Investasi Digitalisasi: Dari Beban Menjadi Solusi Strategis

Bagi sebagian kampus, digitalisasi pelaporan dan akreditasi awalnya dianggap sebagai beban biaya tambahan. Implementasi sistem baru, pelatihan SDM, hingga integrasi dengan sistem yang sudah ada dinilai menyulitkan. Namun, seiring waktu dan hasil yang dirasakan, banyak kampus justru mengakui bahwa investasi dalam automasi adalah keputusan strategis.

Dengan mengadopsi sistem seperti SIAKAD serta modul pelaporan dan akreditasi terintegrasi, kampus dapat mengelola seluruh data akademik, keuangan, dan pelaporan mutu secara lebih terstruktur. Sistem ini memungkinkan laporan ditarik secara otomatis, dilengkapi dengan indikator yang dibutuhkan oleh asesor, dan dilacak kembali ke sumber data aslinya dengan mudah.

Selain efisiensi waktu, kampus juga bisa mengurangi risiko audit, menurunkan biaya lembur staf, dan mempercepat proses validasi data ke PDDIKTI atau lembaga akreditasi. Dengan automasi, pelaporan tidak lagi menjadi beban tahunan yang menumpuk, tetapi menjadi proses berkelanjutan yang ringan, akurat, dan transparan.

Dukungan Pemerintah dan Kolaborasi Teknologi

Pemerintah melalui Kemendiktisaintek menunjukkan komitmen kuat dalam mendorong transformasi digital kampus lewat program seperti Kampus Berdampak, Kampus Merdeka, Program Kompetisi Kampus Merdeka (PK-KM, dan hibah digitalisasi. Inisiatif ini membuka peluang bagi PTS dan kampus non-unggulan untuk memodernisasi sistem manajemen akademik dan mutu.

Kolaborasi dengan penyedia teknologi pendidikan lokal seperti SEVIMA EdTech lainnya juga mempercepat proses ini. Dengan pendekatan teknologi yang disesuaikan dengan kebutuhan khas kampus di Indonesia, solusi automasi menjadi semakin terjangkau, aplikatif, dan mudah diadopsi.

Baca juga: 68,1% Perguruan Tinggi Berencana Prioritaskan Artificial Intelligence (AI) dalam Tiga Tahun ke Depan

Saatnya Kampus Bertransformasi Digital

Dengan 80,4% kampus menyatakan bahwa automasi pelaporan dan akreditasi adalah kebutuhan mendesak, transformasi ini bukan lagi sekadar wacana, melainkan realitas yang terus berlangsung. Metode manual yang membebani SDM dan memperlambat proses pelaporan sudah tak lagi relevan.

Digitalisasi pelaporan tidak hanya membantu memenuhi kewajiban regulatif, tetapi juga meningkatkan efisiensi, mutu, dan tata kelola kampus secara menyeluruh. Kampus yang lebih dulu mengadopsi automasi akan lebih siap bersaing di tingkat nasional maupun internasional.

Bagi perguruan tinggi yang tengah merencanakan transformasi digital, memulai dari pelaporan dan akreditasi adalah langkah strategis dengan dampak nyata. Saatnya beralih dari kampus administratif menjadi kampus berbasis data dan mutu.

Untuk melihat hasil fakta dan survei terkait digitalisasi perguruan tinggi secara lengkap, silakan kunjungi tautan berikut: Tren Digitalisasi Kampus di 2025: Hasil Survei 300+ Institusi Pendidikan

Mari bertransformasi digital bersama SEVIMA mitra terpercaya 1.200 perguruan tinggi di Indonesia melalui SEVIMA Platform yang mendukung otomatisasi pelaporan dan akreditasi. Hubungi kami untuk diskusi lebih lanjut.

Diposting Oleh:

Seprila Mayang SEVIMA