2 Hari Lagi - Sebelum Event Bimbingan Teknis Sistem Akademik – Tingkatkan Kualitas Perguruan Tinggi dengan Fitur SEVIMA Platform Dimulai.

Selengkapnya
Kontak Kami

Dunia Kampus

Cara Menggunakan CRM untuk Mengelola Prospek Mahasiswa Baru

05 Feb 2025

SEVIMA.COM – Menjaring mahasiswa baru di tengah persaingan ketat antar perguruan tinggi merupakan tantangan besar bagi tim marketing. Oleh karena itu, perguruan tinggi perlu merumuskan strategi efektif untuk mengelola data calon mahasiswa yang berpotensi tinggi agar dapat menjadi mahasiswa baru. 

Salah satu strategi pengelolaan data adalah dengan mengimplementasikan Customer Relationship Management (CRM). CRM penting dalam marketing untuk melacak dan memperkuat hubungan dengan pelanggan. Menurut Harvard Business Review dalam artikel “CRM Done Right“, berbagai perusahaan menggunakan CRM untuk mengelola hubungan, merespons efisien, serta meningkatkan akuisisi dan retensi pelanggan dengan biaya rendah.

Dalam konteks perguruan tinggi, penggunaan Customer Relationship Management (CRM) juga dapat diterapkan untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan calon mahasiswa, mahasiswa aktif, hingga alumni. CRM dalam pendidikan tinggi berfungsi sebagai sistem yang membantu institusi melacak interaksi dengan calon mahasiswa, mengelola komunikasi yang lebih personal, serta meningkatkan retensi dan loyalitas mahasiswa. 

Penggunaan CRM di perguruan tinggi juga ini telah disarankan langsung oleh Qausya Faviandhani, S.E., M.M. selaku Pakar Marketing Universitas Narotama yang telah berpengalaman puluhan tahun. Menurut beliau, penggunaan CRM merupakan tools untuk mempererat kontak antara target calon mahasiswa dengan tim marketing. 

“Saat ini teknologi telah berperan penting untuk menunjang momen PMB. Dengan menggunakan CRM, Tim PMB menjadi lebih mudah untuk menjaga kontak lebih kuat dengan calon mahasiswa. Selain itu, pengelolaan kontaknya juga menjadi lebih mudah karena memungkin tim untuk melacak berapa kali tim berinteraksi dengan calon pendaftar,” jelas Qausya Faviandhani, S.E., M.M. disampaikan saat Webinar Nasional Mengenal Kebijakan Kampus Negeri & Kiat Sukses Kampus Swasta Menyiapkan PMB (16/03/2024).

Baca juga: Tingkatkan Jejaring Marketing di Perguruan Tinggi dengan Affiliate SEVIMA CRM

Mengenal CRM dan Fungsinya dalam Mengelola Prospek Mahasiswa Baru

Customer Relation Management (CRM) merupakan salah satu cara dalam mempertahankan hubungan dengan calon market agar tetap mempertahankan pilihannya. Dalam konteks di dunia perguruan tinggi, calon market disebut sebagai calon mahasiswa baru

Dalam proses dari calon hingga berstatus menjadi mahasiswa baru memiliki proses rumit yang sangat panjang. Mulai dari awareness calon mahasiswa terhadap perguruan tinggi, menetapkan pilihan, hingga memutuskan untuk menjadi mahasiswa. 

Proses yang panjang ini perlu diretensi oleh tim marketing bagi calon yang telah memiliki ketertarikan untuk mempertahankan hingga di tahap menjadi mahasiswa baru. Tentunya, proses maintenance ini tidak mudah, khususnya bagi Perguruan Tinggi Swasta (PTS) yang sulit mendapatkan calon mahasiswa baru. 

Beberapa fungsi utama CRM dalam pengelolaan prospek mahasiswa baru antara lain:

  • Menyusun dan Mengelola Data Prospek – CRM memungkinkan pengelolaan data calon mahasiswa secara terorganisir dan terpusat.
  • Otomatisasi Komunikasi – Dengan CRM, institusi dapat mengirimkan email, pesan WhatsApp, atau pemberitahuan otomatis untuk meningkatkan keterlibatan calon mahasiswa.
  • Segmentasi Prospek – Dengan fitur segmentasi, institusi dapat mengelompokkan calon mahasiswa berdasarkan preferensi, lokasi, atau ketertarikan program studi tertentu.

Seluruh kebutuhan dalam menjaga hubungan erat dengan calon mahasiswa baru ini telah dirancang oleh SEVIMA melalui SEVIMA Customer Relation Management (CRM) yang berada dalam ekosistem CRM. Dengan. SEVIMA CRM memiliki berbagai fungsi dalam mengelola prospek mahasiswa baru secara optimal. Seperti apa modul ini bekerja?

Cara Penggunaan CRM dengan Tepat untuk Hasil Optimal

Agar CRM dapat berfungsi secara optimal, perguruan tinggi perlu menerapkan strategi yang tepat dalam penggunaannya. Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan:

  1. Kumpulkan Data untuk Kebutuhan Marketing

Data yang dikumpulkan oleh tim marketing pada saat sosialisasi dan sumber lainnya dapat di-input pada platform CRM. Data ini akan dikelola secara otomatis untuk analisis tim terkait prospek yang tinggi untuk diakuisisi menjadi calon mahasiswa. 

“Proses pengumpulan dan analisis data yang dimiliki oleh tim pemasar perguruan tinggi dengan tujuan memahami pelanggan potensial atau target pasar. Tujuannya untuk mengidentifikasi pola, tren, preferensi, dan perilaku konsumen untuk menginformasikan keputusan pemasaran,” jelas Qausya.

  1. Mudah Kualifikasi dan Penilaian Kontak

Dengan platform “satu pintu”, tim marketing dapat berkolaborasi dalam menganalisis setiap data mahasiswa yang menjadi prospek. Pengelolaan terkait sudah berapa kali di-follow up, dihubungi, hingga kemungkinan terburuk tidak dapat dilanjutkan dapat dilihat pada platform untuk kebutuhan kolaborasi yang optimal. 

“Kita dapat menghubungi mahasiswa dan update perkembangannya. Jadi kalau sekiranya berpotensi, kita dapat melakukan approach,” jelas Qausya.

Baca juga: SEVIMA CRM, Solusi Cerdas Kelola Data Pendaftar dan Tingkatkan Intake Mahasiswa Baru

  1. Pemetaan Strategi Approach Offline yang Efektif

Pendekatan offline tetap memiliki peran penting dalam strategi pemasaran dan komunikasi, terutama dalam menjangkau audiens yang kurang aktif di ranah digital atau dalam membangun hubungan yang lebih mendalam. Dengan pengumpulan data tahun lalu hingga peminat, tim marketing dapat menganalisis sekolah-sekolah yang berpotensi untuk kunjungan dan sosialisasi. 

“Dari data-data pendaftar yang dikelola CRM, kita tahu sekolah mana saja yang dapat kita lakukan pendekatan untuk datang langsung,” jelas Qausya.

  1. Data Analytics untuk Evaluasi Kinerja

Data yang telah dikumpulkan oleh tim marketing dapat dianalisis secara berkala untuk kinerja yang lebih baik. Data-data yang dikumpulkan data berupa seperti lokasi, program studi yang banyak diincar, hingga pertanyaan dari mahasiswa untuk penyesuaian pendekatan komunikasi yang lebih relevan dan personal. 

“Dari data-data di CRM yang berhasil daftar, tim marketing dapat analisis efektivitas untuk campaign selanjutnya di tahun yang mendatang,” ujar Qausya.

  1. CRM yang Terintegrasi SIAKAD, Permudah Pengelolaan Konversi Dari Calon Menjadi Mahasiswa Baru

SEVIMA CRM telah terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik (SIAKAD) perguruan tinggi secara otomatis. Sehingga setiap prospek yang berhasil dikonversi menjadi mahasiswa baru dapat dilakukan sinkronisasi untuk data-data kebutuhan administrasi. 

Berdasarkan permasalahan perguruan tinggi yang kesulitan mendapatkan mahasiswa baru, SEVIMA menghadirkan SEVIMA CRM. Melalui CRM ini, tim PMB akan lebih mudah mendata potensial pendaftar yang dapat di-intake menjadi mahasiswa. Tim PMB akan diberikan data kapan terakhir kali calon pendaftar di-approach, seberapa tinggi level prospeknya, dan status prospeknya seperti apa.

Dengan mengintegrasikan CRM ke dalam strategi penerimaan mahasiswa, perguruan tinggi dapat meningkatkan efisiensi dan prospek yang lebih tinggi. Bagi Anda  yang tertarik mencoba kemudahan SEVIMA CRM, dapat langsung menghubungi Tim SEVIMA.

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA

Tags:

-

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami

Video Terbaru

🔴Kupas Tuntas Peluang Beasiswa S3 Dalam-Luar Negeri bagi Dosen Serta Persyaratan Izin/Tugas Belajar

×