Mengenal Audit Mutu Internal (AMI) dan Manfaatnya bagi Perguruan Tinggi

SEVIMA.COM – Menjaga mutu dan kualitas perguruan tinggi selalu menjadi poin utama untuk menjaga kredibilitas kampus. Itulah mengapa, perguruan tinggi selalu mengupayakan yang terbaik agar mutu kampus tetap terjaga. 

Salah satu upaya untuk menjaga kualitas dan mutu kampus, bisa dilakukan melalui sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi yang terdiri dari Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dikembangkan oleh Perguruan Tinggi dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) yang dilakukan melalui akreditasi.

Menurut Permendikbudristek No.53 Tahun 2023 tentang sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi, bahwa SPMI diimplementasikan melalui siklus kegiatan yang terdiri atas: penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian dan peningkatan standar pendidikan tinggi. Salah satu cara evaluasi untuk pemenuhan standar pendidikan tinggi yang dimaksud dapat melalui Audit Mutu Internal (AMI). Apa itu Audit Mutu Internal (AMI) dan apa manfaatnya bagi perguruan tinggi? Berikut pembahasannya. 

Baca juga: Peran Penting SPMI Terhadap Mutu dan Akreditasi Perguruan Tinggi

Apa itu Audit Mutu Internal (AMI)?

Dilansir dari laman Universitas Sumatera Utara, Audit Mutu Internal (AMI) adalah proses pengujian sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di perguruan tinggi sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai tujuan institusi. 

Jadi, Audit Mutu Internal (AMI) merupakan audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan kegiatan terhadap standar mutu yang telah ditetapkan dalam SPMI, dalam rangka peningkatan mutu institusi dan mengurangi resiko ketidaktercapaian standar atau penurunan kualitas. 

Perlu kita tahu juga, bawah Audit Mutu Internal (AMI) bukanlah asesmen/penilaian, melainkan pencocokan kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan suatu kegiatan program. Walaupun dalam proses audit dilakukan penilaian/skoring, namun penilaian/skoring tersebut hanya digunakan untuk mempermudah perumusan rekomendasi peningkatan mutu, bukan untuk memberikan penilaian untuk peringkat apalagi untuk menghukum.

Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) juga melibatkan beberapa pihak, yakni pihak yang diaudit, auditor, ketua tim auditor, hingga penanggung jawab untuk mengkoordinasikan pelaksanaan AMI. Pada proses pelaksanaan AMI, perguruan tinggi wajib mendokumentasikan setiap temuan untuk dilaporkan ke SPMI Kemendikbud. 

Manfaat Audit Mutu Internal (AMI) bagi Perguruan Tinggi

Masih dari penjelasan di laman Universitas Sumatera Utara terkait AMI, terdapat beberapa manfaat pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) pada siklus SPMI yakni:

• Memverifikasi tujuan perguruan tinggi, Standar Dikti yang ditetapkan perguruan tinggi dan nilai-nilai yang ditetapkan telah dilaksanakan sesuai regulasi.
• Memantau kesesuaian pencapai tujuan/pelaksanaan dengan standar.
• Menjamin akuntabilitas dari pelaksanaan standar.
• Menemukan ruang perbaikan dalam rangka mengurangi risiko, seperti risiko kualitas, hukum, keuangan, strategik, kepatuhan, operasional, reputasi.

Langkah-langkah Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Berdasarkan informasi yang dikutip dari laman resmi lldikti6.kemdikbud.go.id terdapat beberapa tahapan pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) agar bisa berjalan maksimal, yakni:

• Audit Dokumen

Sebelum pelaksanaan AMI, perguruan tinggi dapat menyiapkan kecukupan dokumen mulai dari dokumen sistem organisasi, kebijakan mutu, dan berbagai dokumen untuk memenuhi syarat standar yang ditetapkan. Berikut tahapan audit dokumen:

• Ketua tim auditor menerima dokumen bahan
• Ketua tim memberikan identitas terkait teraudit, lingkup audit, dan dokumen yang ada kepada tim auditor
• Ketua tim audit memberikan tugas kepada anggota tim
• Setiap anggota tim auditor mencermati dokumen dan membuat daftar tilik atau dokumen hasil dari pelaksanaan audit. 

• Audit Lapangan

Audit lapangan bertujuan untuk memastikan apakah standar yang terdapat di dokumen telah dijalankan, dipenuhi, atau tidak. Pada tahap ini, Auditor dapat melaksanakan audit di setiap dokumen SPMI untuk memastikan kegiatan dan kebijakan dilaksanakan dengan tertib dan benar. 

1. Mengadakan Rapat Pembukaan

adalah rapat pembukaan dengan perkenalkan ketua tim auditor dan dan seluruh anggota tim. 

2. Melaksanakan Audit Lapangan

Auditor dapat melaksanakan audit lapangan dengan mengumpulkan bukti audit dengan cara wawancara, memeriksa dokumen atau rekaman, mengamati aktivitas pelaksanaan SPMI, dan mengamati kondisi lapangan seperti Learning Outcome telah dirumuskan dengan baik. 

3. Penelusuran Bukti Audit

Tim Auditor yang melaksanakan audit lapangan dapat menelusuri bukti terkait untuk memastikan kebenaran yang ditemukan. Pada tahap ini, Auditor dapat menelusuri dengan menggunakan metode dari sisi input hingga rangkaian kegiatannya dan mencatat hasil yang ditemukan saat visitasi. 

4. Membuat Rapat Temuan

Ketua tim dapat memimpin rapat untuk merumuskan temuan audit dan membuat surat pernyataan audit. Pada tahap ini sebelum membuat laporan audit dilakukan pertemuan tim auditor tanpa teraudit.

• Dipimpin oleh ketua tim auditor
• Melengkapi formulir ketidaksesuaian
• Meninjau semua ketidaksesuaian
• Mempersiapkan kesimpulan audit
• Mempersiapkan agenda rapat penutupan (closing meeting)

5. Rapat penutupan

Terakhir adalah rapat penutup. Setelah rapat ini diadakan, tim auditor dapat langsung menyusun laporan audit dan menyusun hasil laporan dan PTK

SEVIMA Platform Permudah Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Proses pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di perguruan tinggi kerap kali memakan waktu yang cukup lama karena dokumen-dokumen harus dinilai satu persatu. Selain itu, proses ini juga sering terjadi human error seperti penilaian dokumen dilakukan secara bersamaan, dokumen terlewatkan, dan masih banyak lagi.

Untuk menyelesaikan kendala tersebut, SEVIMA Platform saat ini telah merilis fitur Penilaian Auditor pada Modul SPMI yang dapat mempermudah Auditor melaksanakan audit. Dengan adanya fitur ini, tim Auditor dapat lebih mudah berkolaborasi dan memantau progres tim. 

Baca juga: Mengenal Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Di Perguruan Tinggi

Selain fitur Penilaian Auditor, SEVIMA Platform juga telah siap membantu perguruan tinggi Anda dalam pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) agar meningkatkan mutu pendidikan dan meraih akreditasi yang maksimal. 

Itulah penjelasan lengkap mengenai apa itu Audit Mutu Internal (AMI) dan manfaatnya bagi perguruan tinggi. Bagi rekan-rekan yang tertarik untuk merasakan kemudahan fitur Penilaian Auditor dari Modul SPMI di SEVIMA Platform, bisa langsung konsultasi dengan Tim SEVIMA.

Ingin tahu lebih lanjut terkait pembahasan SPMI? Yuk unduh Majalah SEVIMA!

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami