Mengenal Siklus PPEPP dalam SPMI di Perguruan Tinggi

SEVIMA.COM – Dalam dunia pendidikan tinggi, mutu telah menjadi kebutuhan strategis yang menentukan kredibilitas dan daya saing institusi. Untuk menjawab tuntutan tersebut, setiap perguruan tinggi diwajibkan memiliki Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), sebuah sistem kerja menyeluruh yang tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga operasional dan strategis. 

SPMI mencakup seluruh proses akademik dan non-akademik, mulai dari pembelajaran, penelitian, hingga tata kelola dan layanan mahasiswa. Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa setiap standar yang ditetapkan kampus benar-benar diterapkan secara konsisten dan berkelanjutan.

Di dalam SPMI, terdapat satu siklus inti yang menjadi fondasi dari seluruh proses penjaminan mutu, yaitu Siklus PPEPP: Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan. Siklus ini diatur dalam Permendikbud Ristek No 53 Tahun 2023 dan menjadi kerangka wajib dalam membangun budaya mutu di perguruan tinggi. 

PPEPP bukanlah proses satu kali jalan, melainkan siklus berkelanjutan yang memastikan mutu kampus terus diperbaiki berdasarkan evaluasi dan data yang valid. Melalui PPEPP, kampus didorong untuk tidak hanya memenuhi standar, tetapi juga secara aktif meningkatkan diri agar tetap relevan dan unggul di tengah dinamika perubahan zaman.

Baca juga: 10 Statistik yang Harus Diketahui Rektor Tentang Transformasi Digital Kampus

Memahami Lebih Dalam Siklus PPEPP

Dalam Pasal 68 ayat (1) Permendikbud Ristek No 53 Tahun 2023, pelaksanaan SPMI diimplementasikan melalui siklus kegiatan yang terdiri atas Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi Pelaksanaan, Pengendalian Pelaksanaan, dan Peningkatan ( PPEPP).

Melalui PPEPP, perguruan tinggi menjalankan penjaminan mutu secara sistematis dan berkelanjutan dimulai dari penetapan standar, dilanjutkan pelaksanaan, lalu dievaluasi, dikendalikan, dan ditingkatkan. Siklus ini menjadi fondasi dalam membangun budaya mutu yang dinamis, adaptif, dan responsif terhadap perkembangan kebutuhan masyarakat dan dunia pendidikan.

Lima Tahapan dalam Siklus PPEPP

1. Penetapan Standar Dikti

Tahap pertama dalam siklus PPEPP adalah Penetapan, yaitu kegiatan menetapkan standar yang terdiri dari Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) dan Standar Dikti tambahan yang ditetapkan oleh perguruan tinggi maupun program studi. Penetapan ini menjadi dasar arah mutu yang ingin dicapai, dan harus dituangkan secara formal dalam dokumen-dokumen sistem penjaminan mutu internal. Adapun dokumen yang membuktikan tahapan ini antara lain:

• Kebijakan SPMI
• Pedoman penerapan siklus penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, peningkatan standar pendidikan tinggi dalam SPMI 
• Standar dan/atau kriteria, norma, acuan mutu penyelenggaraan pendidikan dan pengelolaan perguruan tinggi dan 
• Tata cara pendokumentasian implementasi SPMI

2. Pelaksanaan Standar Dikti

Tahap kedua adalah Pelaksanaan, yakni pemenuhan terhadap standar yang telah ditetapkan. Kegiatan ini melibatkan seluruh unsur perguruan tinggi dalam menjalankan operasional akademik dan non-akademik sesuai standar. Pelaksanaan dilakukan baik di tingkat institusi maupun program studi. Bukti administratif pelaksanaan biasanya dapat berupa: SK Pengelola Lembaga Penjaminan Mutu, SK Penjaminan Mutu Prodi, SK Auditor Audit Mutu Internal (AMI) dan beberapa hal yang terkait pelaksanaan standar Dikti.

3. Evaluasi Pelaksanaan Standar Dikti

Tahap Evaluasi merupakan kegiatan untuk membandingkan antara hasil pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Evaluasi ini penting untuk menilai ketercapaian dan efektivitas standar, baik melalui proses internal maupun eksternal. Evaluasi biasanya dibuktikan melalui kegiatan berikut:

• Evaluasi Eksternal (misalnya asesor akreditasi oleh BAN-PT atau LAM)
• Evaluasi Internal oleh unit mutu perguruan tinggi
• Audit Mutu Internal (AMI)
• Monitoring dan Evaluasi (Monev)
• Survei Kepuasan Pemangku Kepentingan, dll

4. Pengendalian Pelaksanaan Standar Dikti

Setelah evaluasi dilakukan, perguruan tinggi masuk pada tahap Pengendalian, yaitu menganalisis penyebab deviasi atau ketidaktercapaian standar dan mengambil langkah korektif. Tahapan ini penting untuk menjaga konsistensi mutu dan mencegah terjadinya penurunan kualitas. Pengendalian biasanya dibuktikan melalui:

• Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
• Rencana Tindak Lanjut (RTL) dari hasil AMI
• Rapat Koordinasi Pimpinan atau Unit Mutu, dll

5. Peningkatan Standar Dikti

Tahap akhir dalam siklus PPEPP adalah Peningkatan, yaitu upaya memperbaiki dan menyempurnakan standar agar lebih tinggi dan relevan terhadap kebutuhan zaman. Proses ini mencerminkan semangat continuous improvement dalam sistem mutu. Kegiatan yang menunjukkan proses peningkatan antara lain:

• Pelatihan untuk Auditor AMI dan pelaksana mutu
• Benchmarking ke institusi lain yang lebih unggul
• Hasil Monitoring dan RTL AMI yang diimplementasikan
• Dan beberapa kegiatan untuk peningkatan mutu.

Dengan memahami dan menjalankan kelima tahapan dalam siklus PPEPP secara utuh, mulai dari penetapan hingga peningkatan perguruan tinggi dapat membangun sistem mutu yang kuat, adaptif, dan berkelanjutan. Siklus ini bukan sekadar kewajiban regulatif, melainkan landasan strategis dalam menciptakan layanan pendidikan tinggi yang unggul dan relevan di tengah perubahan zaman.

Penerapan Siklus SPMI dengan Modul SPMI SEVIMA Platform

Keterlaksanaan SPMI menjadi salah satu indikator penting dalam Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi (IAPT), di mana luaran SPMI menjadi dasar input dalam proses Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) atau akreditasi. Artinya, semakin baik implementasi SPMI di sebuah institusi, semakin kuat pula posisi perguruan tinggi dalam proses akreditasi.

Namun di lapangan, implementasi SPMI sering kali menghadapi berbagai kendala. Mulai dari ketidaksesuaian pelaksanaan dengan timeline yang telah disepakati, hingga hambatan dalam menjalankan setiap tahapan siklus PPEPP secara konsisten. Ketidakterpaduan antar unit, kurangnya dokumentasi, serta minimnya dukungan sistem juga menjadi tantangan tersendiri.

Menyadari kompleksitas tersebut, SEVIMA, perusahaan teknologi pendidikan yang telah berpengalaman mendampingi ribuan kampus di Indonesia, menghadirkan modul SPMI SEVIMA Platform. Modul ini dirancang untuk membantu perguruan tinggi dalam mengelola siklus PPEPP secara lebih terstruktur, efisien, dan sesuai regulasi.

Baca juga: 5 Tantangan Terbesar dalam Pengelolaan Data Mahasiswa dan Cara Mengatasinya

Beberapa keunggulan Modul SPMI SEVIMA Platform antara lain:

• Menyediakan panduan dan urutan tahapan implementasi PPEPP secara bertahap sesuai timeline.
• Dirancang agar selaras dengan ketentuan BAN-PT maupun LAM, serta mendukung pelaksanaan standar di setiap tahapan.
• Sesuai dengan sistem pelaporan ke SPMI Kemendikbud, sehingga memudahkan dokumentasi dan audit mutu.

Itulah gambaran lengkap mengenai pelaksanaan siklus PPEPP dalam SPMI serta solusi yang diberikan oleh SEVIMA. Jika kampus Anda ingin menerapkan SPMI secara lebih mudah dan terstandar, Modul SPMI di SEVIMA Platform bisa menjadi pilihan terbaik Anda. Yuk, diskusikan kebutuhan kampus Anda bersama Tim SEVIMA sekarang juga!

Diposting Oleh:

Liza SEVIMA