10 Alasan Mengapa Perguruan Tinggi Harus Menggunakan Tanda Tangan Digital

SEVIMA.COM – Hai sobat Sevima, kita tahu penggunaan tanda tangan sudah tidak bisa dilepaskan dari keseharian kita. Bagaimana tidak, tanda tangan memiliki berbagai fungsi penting bagi kita semua seperti untuk membuktikan identitas, menjaga integritas suatu surat atau dokumen, atau untuk melakukan koreksi pada suatu surat/ dokumen sebagai bukti disetujuinya perubahan tersebut.

Nah, seiring dengan perkembangan teknologi, tanda tangan pun ikut mengalami perkembangan dan transformasi. Transformasi dari tanda tangan biasa kini bisa berbentuk tanda tangan digital. Tanda tangan digital tidak hanya digunakan untuk perusahaan, kini sudah masuk ke dunia pendidikan tinggi. 

Beberapa perguruan tinggi gunakan tanda tangan digital

Banyak perguruan tinggi di Indonesia yang telah memanfaatkan tanda tangan digital untuk mendukung tata kelola perguruan tinggi yang lebih baik. Kita tengok beberapa perguruan tinggi yang sudah menerapkan tanda tangan digital ini;

a. Pertama di Indonesia, ITB Terbitkan Ijazah Digital

b. UNNES Sosialisasikan Digital Signature

Dan masih banyak lagi tentunya, apalagi di situasi pandemi Covid-19 ini, tanda tangan dari rumah sangat memudahkan. Lalu, mengapa perguruan tinggi Anda harus menggunakan tanda tangan digital? Berikut adalah 10 alasannya;

1. Meningkatkan kepuasan civitas kampus

Prosedur sistem yang ribet-ribet di kampus anda akan banyak berkurang dengan tanda tangan digital/elektronik ini. Seperti di ITB yang dimudahkan dalam ijazah digital, atau Unnes juga bisa digunakan untuk tanda tangan dari rumah (working from home) di masa pandemi ini. Oleh karena itu, kepuasan semua pihak meningkat.

2. Lebih hemat waktu

Kampus anda bisa memangkas waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan dokumen, pemindaian dokumen yang telah ditandatangani, penyimpanan dokumen, hingga proses pengiriman dokumen oleh pihak ketiga. Dari tempat Anda berada di mana pun, Anda bisa tetap menandatangani dokumen dan langsung mengirimkannya kembali melalui surel dalam hitungan menit.

Waktu yang dihemat juga dapat digunakan untuk meningkatkan mutu perguruan tinggi dengan cara yang lebih efisien. Teknologi ini juga meniadakan risiko kehilangan dokumen. Saat ini, pencarian kembali berkas menjadi lebih mudah.

Baca juga: Strategi Kampus Menghadapi Wabah Covid-19

3. Lebih hemat biaya

Perguruan tinggi anda tidak perlu lagi menganggarkan budget khusus untuk membeli kertas, pulpen, tinta printer, hingga biaya ekspedisi dan penyimpanan. Selama Anda memiliki smartphone atau komputer yang terkoneksi ke internet, penandatanganan dan pengiriman dokumen bisa dilakukan tanpa biaya tambahan.

4. Ramah lingkungan (penghijauan)

Saat ini, pemanasan global adalah masalah yang menjadi perhatian semua orang. Jika menggunakan tanda tangan digital, berbagai perguruan tinggi menjadi semakin ramah lingkungan dengan menghemat banyak kertas dan menggunakan sedikit bahan habis pakai.

5. Sah di mata hukum

Legalitas tanda tangan digital di Indonesia sudah memiliki payung hukum melalui Undang-Undang Republik Indonesia No 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, serta Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).

Peraturan ini menjelaskan bahwa tanda tangan digital berfungsi sebagai alat autentifikasi dan verifikasi dalam transaksi elektronik. Tanda tangan digital bisa digunakan untuk menunjukkan persetujuan penanda tangan atas informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan digital. Dengan kata lain, tanda tangan digital memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah selayaknya tanda tangan manual.

Baca juga: Adapt or Die, Ini 7 Inovasi Perguruan Tinggi Saat Covid-19

6. Lebih aman

Penggunaan dokumen secara digital meningkatkan tingkat keamanan dengan meniadakan resiko pemalsuan dokumen dan pemalsuan tanda tangan. Selain itu, tanda tangan digital juga meminimalisir risiko dokumen rusak atau hilang. Pastinya, dokumen yang ditandatangani secara digital juga lebih terjaga kerahasiaannya karena proses pengiriman terjadi secara langsung dan privat tanpa melibatkan pihak ketiga.

7. Citra perguruan tinggi

Dengan adanya tanda tangan digital atau elektronik tentu akan memberikan nilai tambah pada reputasi perguruan tinggi. Karena perguruan tinggi tersebut menggunakan teknologi inovatif yang peduli lingkungan.

8. Handal, dan akurat

Jika menggunakan tanda tangan biasa maka kadang antara satu tanda tangan dengan tanda tangan lainnya sulit untuk sama persis. Dengan adanya tanda tangan digital ini maka akan selalu dihasilkan tanda tangan yang identik. Identik di sini bukan berarti sama. Maksudnya angka yang dihasilkan sudah jelas berbeda tetapi jika dianalisis oleh algoritma dalam aplikasi akan didapatkan informasi bahwa kedua tanda tangan itu adalah sama dan sah.

Baca juga: Anti Boros Kuota! Ini Rekomendasi Perkuliahan Online yang Hemat

9. Mempercepat kerja

Pegawai di kampus yang menggunakan tanda tangan biasa harus melakukan banyak langkah untuk menandatangani dan mengembalikan dokumen yang diterima melalui email. Dengan menggunakan tanda tangan digital semua jenis dokumen dan kontrak dapat ditandatangani dengan mengklik tombol. 

Akibatnya, Anda menghemat waktu untuk mengganti proses persetujuan di atas kertas dengan sistem digital sepenuhnya yang lebih cepat dan lebih efisien. Berkat tanda tangan digital, dokumen dapat ditandatangani hampir secara instan, dari mana saja menggunakan tablet, ponsel atau komputer.

10. Menekan praktik korupsi

Tentu, berbagai metode sudah dilakukan perguruan tinggi dalam mencegah dan menangani kasus korupsi. Salah satunya bisa dengan adanya tangan digital/digital signature yang akan dengan mudah diawasi oleh siapa saja. Akan kelihatan siapa-siapa saja yang bertanggung jawab dan terlibat.

Itulah beberapa alasan mengapa perguruan tinggi anda sudah saatnya menggunakan tanda tangan digital. Nah, untuk memulainya anda bisa coba tanda tangan digital dari PrivyID yang merupakan aplikasi tanda tangan dengan tingkat keamanan yang cukup tinggi. Diluncurkan pada tahun 2016, PrivyID merupakan aplikasi buatan anak bangsa.

Cara menggunakan PrivyID lebih aman dari aplikasi sejenis lainnya. Setelah melakukan drag dan drop tanda tangan di dokumen, pengguna perlu mengisi kode OTP atau melakukan verifikasi biometris melalui HP terlebih dahulu. Proses ini menjamin bahwa proses penandatanganan benar-benar dilakukan oleh pemilik tanda tangan. Sehingga, tanda tangan digital yang dibuat dengan PrivyID tidak bisa dipalsukan atau digandakan.

Seluruh tanda tangan elektronik yang dibuat dengan aplikasi PrivyID juga memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah selayaknya tanda tangan yang dibubuhkan secara manual. Keamanan informasi data pengguna aplikasi PrivyID terjamin melalui penggunaan teknologi asymmetric cryptography. Privy.ID

Mengenal SEVIMA

SEVIMA merupakan perusahaan Edutech (education technology) yang telah berkomitmen sejak tahun 2004 dalam menyelesaikan kendala kerumitan administrasi akademik di pendidikan tinggi (Universitas, Sekolah Tinggi, Institut, Politeknik, Akademi, dll.) dengan 99% keberhasilan implementasi melalui SEVIMA Platform, segera jadwalkan konsultasi di: Kontak Kami